Pflichtangaben in e-Mails

30.03.20074499 Mal gelesen

Pflichtangaben in e-Mails


Schon immer war gesetzlich geregelt, welche Angaben in den Geschäftsbriefen eines Unternehmens Pflicht sind. Seit dem 01.01.2007 gelten diese Regelungen auch für e-Mails. Das ergibt sich aus einem unscheinbaren Einschub („gleichviel welcher Form"), den der Gesetzgeber weitgehend unbemerkt in die einschlägigen Vorschriften eingefügt hat. Diese Regelungen nicht zu beachten, kann schmerzhafte Folgen haben [welche?].

Welche Angaben Sie machen müssen, hängt von der Rechtsform ab, in der Sie Ihr Unternehmen betreiben:


Die Antwort auf einige besonders häufige Fragen finden Sie hier.


Einzelunternehmen ohne Handelsgewerbe - falls nicht in Wahrheit ein kaufmännisches Unternehmen vorliegt (sobald ein Unternehmer in nicht ganz geringem Umfang ein Gewerbe betreibt, wird er automatisch und zwingend als Kaufmann behandelt), also falls wirklich ein nicht gewerbliches Einzelunternehmen vorliegt:

  • Bürgerlicher Name des Unternehmensinhabers (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname),

Beispiel für die Pflichtangaben eines nicht kaufmännischen Einzelunernehmers:

Otto Normalunternehmer


Kaufmann oder sonstiges Einzelunternehmen mit Handelsregistereintrag - wer einen nicht ganz geringfügigen Gewerbebetrieb führt, der ist "Kaufmann" und muß sich im Handelsregister eintragen lassen. Für den Kaufmann sind folgende Angaben Pflicht:

  • Firmenbezeichnung wie im Handelsregister (das ist meist der bürgerliche Name des Unternehmensinhabers, zulässig ist aber auch eine Phantasiebezeichnung wie „Drachen-Apotheke" oder „Restaurant zur Linde" - der bürgerliche Name des Unternehmensinhabers muß dann nicht preisgegeben werden),
  • Rechtsformzusatz ("eingetragener Kaufmann", "eingetragene Kauffrau", "e.K.", "eK", "e.Kfm." oder "e.Kfr."),
  • Ort der Niederlassung (das ist die Hausanschrift, kein Postfach),
  • Amtsgericht, in dessen Handelsregister das Unternehmen eingetragen ist (für jeden nicht ganz geringfügigen Gewerbebetrieb ist die Eintragung Pflicht),
  • Nummer, unter der das Unternehmen im Handelsregister eingetragen ist (Registernummer),

Beispiel für die Pflichtangaben eines Einzelkaufmanns:

Otto Normalunternehmer e.K.
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, HRA 12345

oder

Phantasiefirma e.K.
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, HRA 12345


Gesellschaft Bürgerlichen Rechts (GBR) - falls nicht in Wahrheit eine OHG vorliegt (sobald die vermeintliche GBR in nicht ganz geringem Umfang ein Gewerbe betreibt, handelt es sich automatisch und zwingend um eine Offene Handelsgesellschaft), also falls wirklich eine GBR vorliegt:

  • Name der Gesellschaft,
  • Namen sämtlicher Gesellschafter (Familienname und mindestens ein ausgeschriebener Vorname),
  • die ladungsfähige Anschrift (das ist die Hausanschrift, kein Postfach),

Beispiel für die Pflichtangaben einer GBR:

Normalunternehmer & Mustermann GBR
Otto Normalunternehmer, Anna Mustermann
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt


Gesellschaft mit beschränkter Haftung (GmbH):


Beispiel für die Pflichtangaben einer GmbH:

Gute Gesellschaft mbH
Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, HRB 12345
Geschäftsführer: Otto Normalunternehmer, Anna Mustermann


GmbH mit Aufsichtsrat: zusätzlich zu den Angaben, die für jede GmbH Pflicht sind, muß der Name des Aufsichtsratsvorsitzenden angegeben werden (Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname), Beispiel:

Gute Gesellschaft mbH
Gesellschaft mit beschränkter Haftung
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, HRB 12345
Geschäftsführer: Otto Normalunternehmer, Anna Mustermann,
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Rainer Thor


Offene Handelsgesellschaft (OHG) - wie bei einem Einzelkaufmann, nur eben mit dem entsprechenden Rechtsformzusatz:

Beispiel für die Pflichtangaben einer OHG:

Gute Gesellschaft OHG
Offene Handelsgesellschaft
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, HRA 12345


Kommanditgesellschaft (KG), auch GmbH & Co. KG - wie bei einer OHG, nur eben mit dem entsprechenden Rechtsformzusatz; wenn einer der Komplementäre (so heißen die unbeschränkt „persönlich" haftenden Gesellschafter im Gegensatz zu den Kommanditisten, die nur mit ihrer Einlage haften) selbst eine Gesellschaft ist (so bei der GmbH & Co. KG), dann müssen zusätzlich die Angaben gemacht werden, die die Komplementär-Gesellschaft (bei einer GmbH & Co. KG also die GmbH) in ihren Geschäftsbriefen machen müßte:

  • Firmenbezeichnung wie im Handelsregister,
  • Rechtsform („Kommanditgesellschaft" bzw. „KG"),
  • Ort der Niederlassung (das ist die Hausanschrift, kein Postfach),
  • Amtsgericht, in dessen Handelsregister die Gesellschaft eingetragen ist („Registergericht"),
  • Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (Registernummer),
  • ggf. Angaben zur Komplementär-Gesellschaft: Firmenbezeichnung, Rechtsform, Registergericht, Registernummer und die Namen sämtlicher Geschäftsführer,

Beispiel für die Pflichtangaben einer KG (hier einer GmbH & Co. KG):

Gute Gesellschaft GmbH & Co. KG
Kommanditgesellschaft
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, HRA 12345
Gesellschafter: Gute Beteiligungsgesellschaft mbH, Registergericht Amtsgericht Beispielstadt, HRB 98765, Geschäftsführer Otto Normalunternehmer


Aktiengesellschaft (AG):

  • Firmenbezeichnung wie im Handelsregister,
  • Rechtsform („Aktiengesellschaft" bzw. „AG"),
  • Ort der Niederlassung (das ist die Hausanschrift, kein Postfach),
  • Amtsgericht, in dessen Handelsregister die Gesellschaft eingetragen ist („Registergericht"),
  • Nummer, unter der die Gesellschaft im Handelsregister eingetragen ist (Registernummer),
  • die Namen aller Vorstandsmitglieder (Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname),
  • der Name des Aufsichtsratsvorsitzenden (Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname),

Beispiel für die Pflichtangaben einer AG:

Phantasiefirma AG
Aktiengesellschaft
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, HRB 12345
Vorstand: Otto Normalunternehmer (Vorsitzender), Anna Mustermann,
Vorsitzender des Aufsichtsrats: Rainer Thor


Partnerschaftsgesellschaft (PartG):

  • Name der Gesellschaft,
  • Rechtsform („Partnerschaftsgesellschaft" bzw. „PartG"),
  • Ort der Niederlassung (das ist die Hausanschrift, kein Postfach),
  • Amtsgericht, in dessen Partnerschaftsregister die Gesellschaft eingetragen ist („Registergericht"),
  • Nummer, unter der die Gesellschaft im Partnerschaftsregister eingetragen ist (Registernummer),

Beispiel für die Pflichtangaben einer PartG:

Mustermann & Partner
Partnerschaftsgesellschaft
Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, PR 12345


Limited Company (Ltd.): für diese und andere insbesondere ausländische Gesellschaftsformen passen die deutschen Gesetze nur teilweise. Fest steht aber, daß alle in Deutschland tätigen Unternehmen Pflichtangaben machen müssen. Nicht ganz klar ist, welche Angaben das genau sind. Am sichersten dürfte es sein, folgende Angaben zu machen:

  • Name der Gesellschaft,
  • Rechtsform („Limited Company nach Britischem Recht" o.ä.),
  • Ort der Hauptniederlassung, ggf. im Ausland (Hausanschrift, kein Postfach),
  • Gericht oder Behörde, bei dem/der die Gesellschaft registriert ist, ggf. im Ausland, zumindest die zuständige Kommune bzw. der zuständige Staat,
  • Nummer, unter der Gesellschaft im Register eingetragen ist (Registernummer),
  • ggf. Ort der deutschen Niederlassung (Hausanschrift, kein Postfach),
  • ggf. Registergericht und Registernummer, unter der die deutsche Niederlassung im Handelsregister eingetragen ist,
  • die Namen aller gesetzlichen Vertreter, also der Personen, die nach außen für die Gesellschaft handeln, z.B. als "director" nach angelsächsischem Recht (Familienname und mindestens ein ausgschriebener Vorname)
Beispiel für die Pflichtangaben einer Limited:

Phantasy Ltd.
Limited Company nach Britischem Recht
1 Kings Road, GB - Sample City A12 9YZ
Registriert in England u. Wales, Company No. 567890
Zweigniederlassung Deutschland: Industriestraße 1, 56789 Beispielstadt
Amtsgericht Beispielstadt, HRB 12345
Gesetzlicher Vertreter (director): Otto Normalunternehmer



Risiken bei Nichtbeachtung


Wer in seinen Geschäftsbriefen (einschließlich e-Mails) die genannten Angaben nicht macht, der riskiert zweierlei:

Erstens kann das zuständige Registergericht Zwangsgelder von bis zu 5.000 Euro festsetzen (§ 37a Abs. 4 HGB).

Zweitens liegt in der Versendung unvollständiger Geschäftsbriefe möglicherweise ein unlauterer Wettbewerb; man riskiert also, daß Konkurrenten oder Verbände mit Abmahnungen und Unterlassungsklagen reagieren.


Häufig gestellte Fragen (FAQ)


Muß es nicht "GbR" und "oHG" heißen ("Gesellschaft bürgerlichen Rechts" bzw. "offene Handelsgesellschaft")?
Ich meine, nein. Die Adjektive werden in diesen Fällen großgeschrieben, weil es sich um Bestandteile von zusammengesetzten Eigennamen handelt. Das Gesetz ist da aber großzügig ;-)


Muß die Rechtsform auch dann extra angegeben werden, wenn sie sich schon aus der Firmenbezeichnung ergibt?
Ja, diese Frage ist allerdings umstritten. Die herrschende Meinung wird begründet mit der europaweiten Vergleichbarkeit.


Genügt es, wenn die Pflichtangaben in einem Anhang zur E-Mail enthalten sind (z.B. V-Card)?
Nein. Die Angaben müssen laut Gesetz "auf" dem Geschäftsbrief angegeben werden, nicht "mit". Außerdem würde das Auslagern der Pflichtangaben in einen Anhang auch dem Gesetzeszweck widersprechen, denn nicht nicht jeder E-Mail-Empfänger kann solche Anhänge öffnen.


Was soll das Ganze?
Das weiß ich auch nicht. An den Bedürfnissen der Praxis hat der Gesetzgeber wie so oft vorbeireguliert: keine Angaben zum Absender sind erforderlich in E-Mails ohne "bestimmten Empfänger" - also bei SPAM.