Dokumentenmanagementsysteme (DMS) sind Programme zur datenbankgestützten Verwaltung und Archivierung von elektronischen und digitalisierten Dokumenten. Sie werden in Behörden und Unternehmen unter anderem zur zentralen Verwaltung von Schriftverkehr und zur digitalen Aktenführung genutzt.
Wenn Dokumente personenbezogene Daten enthalten, ist grundsätzlich das Bundesdatenschutzgesetz anwendbar. Personenbezogene Daten sind Einzelangaben über persönliche oder sachliche Verhältnisse einer bestimmten oder bestimmbaren natürlichen Person (§ 3 I BDSG). Werden in DMS-Systemen Dokumente mit Angaben über individualisierbare Personen gespeichert, liegen personenbezogene Daten vor. Individualisierbar ist eine Person dann, wenn sie mit den der verarbeitenden Stelle zur Verfügung stehenden Mitteln und mit verhältnismäßigem Aufwand bestimmt werden kann (Gola/Schomerus, § 3 Rn. 10 BDSG). Diese Einordnung ist auch unabhängig davon, ob ein gespeichertes Dokument möglicherweise vom Betroffen selbst stammt.
Wurde ein Dokument vom Absender ungefragt übermittelt, wurden die Daten zwar nicht "erhoben", also zielgerichtet vom Empfänger beschafft, jedoch ist der Absender dennoch Betroffener (Gola/Schomerus, § 3 Rn. 23f. BDSG).
Die Folge ist, dass ein Auskunftsanspruch des Betroffenen gem. § 34 I BDSG besteht. Gemäß § 34 I S. 2 BDSG soll der Betroffene sein Auskunftsverlangen präzisieren. Diese "Soll"-Vorschrift ist nicht zwingend und der Betroffene kann auch schlicht "Auskunft" verlangen. Damit werden im Zweifel "alle" gespeicherten Daten gemeint sein. Das hat zur Folge, dass gegebenenfalls sogar die gesamte elektronische Akte herausgegeben werden muss, sofern alle Akteneinträge den Personenbezug auch aufweisen (Gola/Schomerus, § 34 Rn. 5 BDSG). Der Auskunftsanspruch geht aber nicht so weit, dass der Betroffene grundsätzlich die gesamte Akte unabhängig von Personenbezug einzelner Einträge herausverlangen darf. Auch darf bei wiederholter Anfrage darauf verwiesen werden, dass sich die gespeicherten Daten seit der letzten Auskunft nicht geändert haben (Gola/Schomerus, § 34 Rn. 14 BDSG)
Verweigert die speichernde Stelle die Auskunft über bestimmte Bereiche wegen technischer Schwierigkeiten der Auskunftserteilung oder unzumutbarer Zeitbelastung ist, ist diese Weigerung rechtswidrig (Gola/Schomerus, § 34 Rn. 5 BDSG). Folglich ist es Sache der speichernden Stelle, die technischen und organisatorischen Voraussetzungen für eine umfassende Auskunft gegenüber dem Betroffenen zu erteilen.
Die Auskunft soll grundsätzlich schriftlich erfolgen (§ 34 III BDSG). Dem genügt bei elektronischer Aktenführung ein Ausdruck der Akte ohne Unterschrift, da schriftlich nicht die Schriftform in Sinne des Bürgerlichen Gesetzbuchs meint (Schaffland/Wiltfang, BDSG, § 34 Rn. 28). Da die Auskunft prinzipiell kostenlos zu erfolgen hat, ist der Aktenausdruck dem Betroffenen auf Kosten der speichernden Stelle zuzusenden. Ausnahmsweise kann für eine Auskunft dann ein Entgelt verlangt werden, wenn die speichernde Stelle die Daten geschäftsmäßig zum Zwecke der Übermittlung speichert (§ 34 V S. 2 BDSG). Dies kann beispielsweise bei einer Kreditauskunft der Fall sein. Wenn in solchen Fällen die Auskunft nur gegen Entgelt erteilt wird, ist dem Betroffenen die kostenlose Möglichkeit der persönlichen Einsichtnahme in die über ihn gespeicherten Daten zu gewähren (§ 34 VI BDSG).
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