In einem Mietverhältnis sind neben der "Kalt-Miete" Betriebskosten, besser bekannt als "Nebenkosten" zu bezahlen. Diese werden in dem Mietvertrag entweder als Pauschale vereinbart oder der Mieter zahlt eine monatliche Vorauszahlung. Im letzten Fall muss der Vermieter über die tatsächlich angefallenen Kosten abrechnen. Hieraus ergibt sich dann entweder ein Rückzahlungsanspruch des Mieters (weil die Vorauszahlungen höher als der tatsächliche Verbrauch waren) oder ein Nachzahlungsanspruch des Vermieters (weil die Verbrauchskosten höher als die Vorauszahlungen waren). Beispiele für Nebenkosten sind die Grundsteuer, der Wasserverbrauch, Fahrstuhlkosten oder Kosten für die Müllabfuhr. Solche Kosten können nach Verbrauch oder nach der Wohnfläche umgelegt werden.
Der Mieter hat bei Vereinbarung von Vorauszahlungen einen Rechtsanspruch auf Abrechnung (§ 556 Abs. 3 Satz 1 des Bürgerlichen Gesetzbuches, BGB), der notfalls auch gerichtlich durchsetzbar ist. Oft ist es aber gar nicht sinnvoll, diesen Anspruch zu verfolgen. Denn wenn die monatlichen Vorauszahlungen relativ gering waren, sollte der Mieter abwarten, ob rechtzeitig abgerechnet wird: Der Vermieter muss nämlich spätestens ein Jahr nach Ende der Abrechnungsperiode eine Nebenkostenabrechnung erstellen und dafür sorgen, dass die Abrechnung auch rechtzeitig zugeht. Eine Nebenkostenabrechnung für das Jahr 2007 muss also spätestens bis 31.12.2008 dem Mieter zugegangen sein.
"Zugang" bedeutet, dass die Abrechnung vor Ablauf der Abrechnungsfrist im Briefkasten des Mieters liegen oder diesem persönlich übergeben worden sein muss. Wie der Bundesgerichtshof jetzt entschieden hat (Az.: VIII ZR 107/08), reicht die rechtzeitige Absendung per Post innerhalb der Abrechnungsfrist nicht aus. Wird die Frist nicht eingehalten, verliert der Vermieter seinen Anspruch auf Nachzahlung von Betriebskosten. Der beste Weg der Zustellung aus Vermietersicht ist übrigens immer noch die Übergabe der Abrechnung durch einen Boten; wichtig dabei: Der Bote muss im Zweifel nicht nur aussagen können, dass er ein Schriftstück in den Briefkasten eingeworfen/persönlich übergeben hat, sondern auch, dass es sich um eine Nebenkostenabrechnung handelte.
Auch wenn die Nebenkostenabrechnung auf dem Weg zum Mieter verloren geht (und nicht rechtzeitig eine neue Abrechnung erfolgt), hat der Vermieter keinen Anspruch mehr auf Nachzahlung. Denn der Vermieter trägt das Risiko des Postversandes.
Aber auch wenn die Nebenkostenabrechnung rechtzeitig zugeht, besteht evtl. kein Anspruch auf Nachzahlung, wenn die Nebenkostenabrechnung formal oder inhaltlich nicht richtig ist. Formal muss die Abrechnung gewisse Mindestanforderungen erfüllen, z.B. die Angabe und Erläuterung des Umlagemaßstabes und die Angabe und Aufschlüsselung der Gesamtkosten. Die Abrechnung muss natürlich auch inhaltlich korrekt sein, d.h. die angegebenen Kosten müssen der Höhe nach stimmen; hier hat der Mieter auch einen Auskunftsanspruch und kann die Einsicht in sämtliche Abrechnungsunterlagen verlangen. Liegt ein Fehler vor, so ist die Abrechnung entweder nicht fällig oder ganz unwirksam. Hier ist jeder Fall gesondert zu prüfen, da es an die Anforderungen einer ordnungsgemäßen Abrechnung unzählige Urteile der Gerichte gibt.
MAXIMILIAN KOCH
Rechtsanwalt, M.B.A.
LEDERER & PARTNER Rechtsanwälte
