Bei Outsourcing-Projekten stellt sich in der Praxis immer wieder die Frage, wie die Verträge aufgebaut werden sollen. Die Erstellung eines Vertrages, in dem alle Regelungen enthalten sind, hat sich in der Praxis nicht bewährt. Zwar wäre es schön, wenn ein Outsourcing-Vertrag wie ein Buch zu lesen ist, am besten noch mit einem Stichwortverzeichnis, die Aufwände für die Erstellung eines solchen Dokuments sind aber nicht darstellbar.
In der Praxis hat sich ein modularer Vertragsaufbau bewährt. Wir empfehlen einen Rahmenvertrag, der alle einzelnen Leistungselemente verbindet und die grundlegenden Regelungen enthält. Dann werden in der Praxis die verschiedenen Leistungsscheine oder auch Leistungsverträge in den Rahmenvertrag eingebunden. In den Leistungsscheinen sind dann die Einzelleistungen detailliert beschrieben, insbesondere in technischer Hinsicht. Auch Servicelevel-Agreements und weitere Regelungen sind ggf. Bestandteil eines solchen modularen Vertrages.
Zu der Grundstruktur eines Rahmenvertrages gehört neben der Beschreibung des Vertragsgegenstandes und des Preises unter anderem Regelungen zu folgenden Aspekten des Vertragsverhältnisses:
- Mitwirkungspflichten
- Nutzungsrechte
- Change-Request
- Haftung
- Datenschutz und Vertraulichkeit
- Vertragslaufzeit.
Im konkreten Fall ist weiterhin zu analysieren, welche weiteren zentralen rechtlichen Regelungen mit in den Rahmenvertrag aufgenommen werden sollen. Häufig werden beispielsweise auch Eskalationsschritte und das Konfliktmanagement näher beschrieben.
Im Verhältnis zu den Einzelverträgen ist klarzustellen, in welcher Regelungshierarchie die Dokumente stehen sollen. Häufig werden die Leistungsscheine vor dem Rahmenvertrag gelten. Hier ist vertragliche Klarheit notwendig. Ob es in der Praxis sinnvoll und notwendig ist, außerhalb des Rahmenvertrages noch auf zusätzliche allgemeine Geschäftsbedingungen Bezug zu nehmen, ist zu prüfen.
Wichtig ist aus unserer Sicht, dass im Rahmen der Nutzungsrechtsregelungen, beispielsweise für die Überlassung von Standardsoftware oder die Programmierung von Individualsoftware die Einzelheiten zu den Nutzungsrechten vertraglich dokumentiert sind. Bei Standardsoftware empfehlen wir, dass die Lizenzbedingungen als Anlage zum Vertrag mitaufgenommen werden. Anderenfalls kann es bei späteren Fragen zu den Nutzungsrechten Mühe bereiten, konkret den Rechterahmen zu erfassen.
Werden in dem Vertrag spezielle technische oder juristische Fachausdrücke verwandt, so empfiehlt sich aus unserer Sicht auch ein Bereich für die vertragsindividuellen Definitionen. Gerade bei der Verwendung von englischen Fachbegriffen ist zu bedenken, dass im Zweifel Juristen die vertraglichen Regelungen bewerten und prüfen müssen. Es kann nicht immer unterstellt werden, dass Juristen mit dem IT-technischen-Fachbegriffen vertraut sind. Gleiches gilt für in der IT-Branche bekannte Abkürzungen.
Wichtig ist aus unserer Erfahrung, dass die Leistungen möglichst präzise dokumentiert sind. Auftraggeber sollten dabei keine Angst vor umfangreichen Verträgen haben. Aus Beratungssicht ist uns ein umfangreicher Vertrag lieber, als ein schnell zu lesendes Dokument, das in den Beschreibungen der Leistungen erhebliche Lücken enthält.
