1. Verbot der Privatnutzung von E-Mail- und Internet und Duldung
In vielen Unternehmen ist die private Nutzung von E-Mail und Internet durch die Mitarbeiter verboten. Jedoch wird dieses Verbot von den Vorgesetzten nicht durchgesetzt bzw. wird die Nutzung von E-Mail und Internet durch die Mitarbeiter für private Belange geduldet. Bei einer Duldung der Privatnutzung von E-Mail- und Internet besteht die Gefahr, dass die Mitarbeiter aufgrund betrieblicher Übung einen individuellen Anspruch auf Privatnutzung von E-Mail und Internet erwerben.
Bei einem Verbot der Privatnutzung von E-Mail- und Internet müssen die Unternehmen, um die betriebliche Übung einer erlaubten Privatnutzung zu verhindern, den Mitarbeitern in regelmäßigen Abständen mitteilen, dass das Unternehmen keine Privatnutzung duldet und die Mitarbeiter sich an die Nutzungsvorgaben des Unternehmens halten müssen.
Falls Mitarbeiter gegen das Verbot der Privatnutzung verstoßen, muss dies auch mit angemessenen Maßnahmen sanktioniert werden. Viele Unternehmen scheuen sich jedoch vor einer Sanktionierung und einer damit verbundenen Verschlechterung des Betriebsklimas. Es bleibt dann bei einer geduldeten Privatnutzung von E-Mail- und Internet durch die Mitarbeiter, jedoch ohne weitere Nutzungsvorgaben des Unternehmens für die private E-Mail- und Internetnutzung. Bei einer festgestellten missbräuchlichen Nutzung von E-Mail und/oder Internet wird sich der Mitarbeiter darauf berufen, dass er nicht gewusst hat, dass ihm z. B. die Betreibung eines Gewerbes im Internet, z. B. Powerseller in eBay oder Webshop während der Arbeitszeit nicht erlaubt ist.
2. Abgrenzung zwischen privater und geschäftlicher Internetnutzung
In vielen Fällen ist auch die Abgrenzung zwischen rein geschäftlicher Nutzung und privater Internetnutzung schwierig, beispielsweise dann, wenn sich der Mitarbeiter in einer Trefferliste der Suchmaschine Google verklinkt und auf rein private Inhalte gerät. Im logfile des Unternehmens wird diese Nutzung als rein privat registriert, obwohl der Mitarbeiter diese private Nutzung des Internet nicht beabsichtigt hat.
3. Kontrolle der E-Mail- und Internetnutzung durch den Arbeitgeber
Der Arbeitgeber möchte bei einem Verdacht einer missbräuchlichen Nutzung von E-Mail und/oder Internet diesem Verdacht nachgehen und durch ein entsprechend abgestuftes Kontrollverfahren den verantwortlichen Mitarbeiter ermitteln.
Es besteht jedoch bei erlaubter Privatnutzung von E-Mail und Internet keine Rechtsgrundlage für eine Missbrauchskontrolle des Arbeitergebers. Der Arbeitgeber ist nicht berechtigt, IP-bezogen das Surfverhalten eines bestimmten Mitarbeiters zu überwachen oder in dessen private E-Mails Einsicht zu nehmen. Bei einem Verstoß gegen das Telekommunikationsgeheimnis besteht ein sog. Beweisverwertungsverbot. Sollte der Arbeitgeber seine Kündigung auf Inhalte einer privaten E-Mail stützen, sind diese Informationen vor Gericht nicht verwertbar. Unter Umständen verliert der Arbeitgeber den Kündigungsschutzprozess und ist in vielen Fällen einem Abfindungsanspruch des Mitarbeiters ausgesetzt.
4. Lösungsmöglichkeiten
Bei einem Verbot der privaten E-Mail- und Internetnutzung müssen die Unternehmen diesem Verbot in regelmäßigen Abständen Nachdruck verleihen, dadurch dass den Mitarbeitern dieses Verbot vor Augen geführt wird und dadurch eine Duldung der Privatnutzung von E-Mail -und Internet aufgrund betrieblicher Übung entgegengewirkt wird.
Wenn aus unternehmenspolitischen Gründen eine moderate private Nutzung von E-Mail- und Internet durch die Mitarbeiter toleriert wird, müssen die Nutzungsbedingungen für die Mitarbeiter in einer Betriebsvereinbarung oder Unternehmensrichtlinie festgelegt werden. Zu diesen Nutzungsbedingungen gehören Umfang der Nutzung einschließlich Nutzungsverbote, Missbrauchskontrolle in einem abgestuften Verfahren, Löschung der erhobenen Daten bei Bagatellverstößen, URL-Filterung, SPAM-Filter-Regelung, Abwesendheitsregelung, Verbot von Leistungs- und Verhaltenskontrollen, etc.
Damit der Arbeitgeber bei einem Missbrauchsverdacht Kontrollen durchführen kann, benötigt er eine separate Einwilligung der Mitarbeiter. Diese Einwilligung sollte schriftlich oder kann elektronisch erteilt werden. Die Einwilligung muss informiert sein, d. h., der Mitarbeiter muss diese in Kenntnis der Betriebsvereinbarung oder Unternehmensrichtlinie abgeben. Außerdem muss der Mitarbeiter auf die Widerrufsmöglichkeit der Einwilligung hingewiesen werden. Weiterhin muss der Mitarbeiter auf die Folgen einer nicht erteilten oder widerrufenen Einwilligung hingewiesen werden.
Rechtsanwalt Costard, www.costard.com
