Geschäftsleute, die ihrer Korrespondenz, auch nur zum Teil, per E-Mail abwickeln, müssen seit Jahresbeginn die im Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister vom 10. November 2006 geregelten, neuen formalen Anforderungen für Geschäftsbriefe erfüllen.
Sämtliche Informationen, die Kaufleute bislang nur auf gedruckten Briefen unterbringen mussten, müssen nun in Geschäftskorrespondenz jedweder Form aufgeführt werden.
Die Angaben müssen deutlich, z.B. auf der Geschäfts-Email lesbar sein. Ein Anhang, z.B. als Visitenkarte dürfte diesen Anforderungen wohl nicht genügen.
Das Erfordernis der Information ergibt sich unmittelbar aus dem geänderten Paragraphen 37a im Handelsgesetzbuch, 80 Abs. 1 S. 1 im Aktiengesetz sowie 35a Abs. 1 S. 1 im GmbH-Gesetz.
Diese Gesetzesvorschriften bestimmen, dass ein Gewerbetreibender seinem Gegenüber in der Geschäftskorrespondenz bestimmte Mindestinformationen mitzuteilen hat.
Z.B. muss eine Gesellschaft, die unter die Regelungen des Handelsgesetzbuches fällt, nicht nur die Bezeichnung der Firma mitteilen, sondern auch den Ort ihrer Handelsniederlassung, die Nummer, unter der sie im Handelsregister eingetragen ist, und die des Handelsgerichts, an dem sie eingetragen ist.
Die Regelungen gelten für jegliche schriftliche Geschäftskorrespondenz nach außen, unabhängig davon, an wie viele Empfänger das Schreiben gerichtet ist. Exemplarisch, aber nicht abschließend seien hier Rechnungen, Angebote, Auftrags- und Anfragebestätigungen, Bestell- und Lieferscheine sowie Quittungen benannt.
Ausnahmen bestimmen sich nach den jeweils zweiten Absätzen der oben genannten Vorschriften. Hiernach dürfen die genannten Angaben bei solchen Mitteilungen und Berichten wegfallen, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung als ausgefüllte Formulare ausgetauscht werden.
Weil z.B. schon Bestellscheine ausdrücklich nicht unter diese Ausnahme fallen, geht der Rat dahin im Zweifel und bei Meidung zeitraubender und kostspieliger Abmahnverfahren, sämtliche Geschäftskorrespondenz um den Informationssatz zu erweitern..
