Nebenkostenabrechnung im Gewerbemietraumrecht - verborgene Schätze ?

Gewerberaummietrecht
19.04.202019 Mal gelesen
Nach unserer Erfahrung sind in Nebenkostenabrechnungen Fehler oft enthalten - Eine Prüfung kann gerade bei großen Flächen oft tausende Euro sparen.

Die Nebenkostenabrechnung im Gewerberaummietrecht - Warum eine Prüfung bares Geld bringen kann.

Das Neben- oder Betriebskostenrecht ist unter Mietrechtlern eher ungeliebt - ist die Überprüfung einzelner Positionen doch langwierig und aufwändig und der Streitwert (und damit die Vergütung nach RVG) im Wohnraummietrecht eher klein. Meist beschränkt sich die Überprüfung daher auf die fristgerechte Übermittlung sowie die formelle und materielle  Rechtmäßigkeit der Nebenkostenabrechnung (siehe dazu: Betriebskostenabrechnung überprüfen).

Ganz anders im Gewerberaummietrecht. Hier lohnt sich für den Mandanten ein genauer Blick in die abgerechneten Positionen, werden doch bei Flächen von 200-1000 Quadratmetern schnell Nachzahlungen in Höhe von mehreren tausend Euro erreicht. Erstaunlicherweise nehmen Firmen derartig hohe Nachzahlungen ohne genauere Prüfung hin und zahlen die Nachforderung, ohne auch nur die Belege eingesehen zu haben.

1. Einsichtnahme in die Nebenkostenabrechnung und Belege

Grundsätzlich gilt im Gewerberaummietrecht das gleiche wie im Wohnraummietrecht: Gewährt der Vermieter dem Mieter keine Einsicht in die Belege ist eine Nachzahlung aus der Nebenkostenabrechnung nicht zur Zahlung fälllig. Oft wird in gewerblichen Mietverträgen eine Einwendungsfrist für Nebenkostenabrechnungen vereinbart - hier muss der Mieter aufpassen.

Somit ist der erste Schritt die Einsichtnahme in die Belege bei dem Vermieter oder dessen Hausverwaltung. Nach der Rechtsprechung de BGH ist der Vermieter nicht zur Übersendung der Belege im Original oder Kopie verpflichtet, allerdings muss er die zumutbare Einsichtnahme ermöglichen. Diese Einsichtnahme muss dabei entweder in dem Mietobjekt selber oder in einem Büro in zumutbarer Entfernung ermöglicht werden. Gewöhnlicherweise in der gleichen Stadt. Es ist aber unzulässig, wenn der in München ansässige Vermieter den in Hamburg sitzenden Mieter anbietet, die Belege in München einzusehen. 

Auf Grund der digitalen Belegverwaltung gehen aber zumindest professionelle Hausverwaltungen dazu über, den Mietern die Belege eingescannt per Mail zu übermitteln.

2. Prüfung Mietvertrag und Umlageschlüssel

In einem zweiten Schritt ist zu überprüfen, ob die Umlageschlüssel der Abrechnung korrekt sind. Hier kommen oft die ersten Fehler vor, etwa wenn Wohn- und Gewerbeeinheiten in dem Haus vorhanden sind oder eine Tiefgarage, die gesondert vermietet wird mit in die Berechnung einbezogen wird. Hier lohnt sich auch ein Blick in den Mietvertrag, manchmal werden sogenannte Allgemeinflächen (Eingangshallen, Flächen vor Fahrstühlen etc)  anteilig in die Nebenkostenabrechnung einbezogen (oftmals nach den Richtlinien zur Berechnung der Mietflächen für den gewerblichen Raum ("MF-G"), obwohl diese Berechnungsmethoden im Mietvertrag gar nicht vereinbart wurde. Dann ist die  Flächenberechnung und damit verbunden der Umlageschlüssel ebenfalls falsch, die Nebenkostenabrechnung insgesamt unbrauchbar.

3. Prüfung Umlegbarkeit der abgerechneten Kostengruppen/Positionen

In einem dritten Schritt ist zu überprüfen, ob die angesetzten Positionen überhaupt umlegbar sind. Ist beispielsweise die Bewachung des Objektes durch einen Sicherheitsdienst auf die Mieter umgelegt, bezüglich der Betriebskosten aber nur ein Verweis auf § 2 Betriebskostenverordnung (abgekürzt: BetrKV) im Mietvertrag enthalten, können die Kosten der Bewachung nicht auf die Mieter umgelegt werden. 

4. Prüfung der abgerechneten Positionen

Im vierten Schritt sind die abgerechneten Positionen selber zu überprüfen. Hier lauert ein Fehler, der so gut wie immer in den Nebenkostenabrechnungen vorkommt:

In den allermeisten gewerblichen Mietverträgen wird geregelt, dass der Mieter für die Instandhaltung anteilig zum Verhältnis seiner Fläche zur Gesamtfläche aufzukommen hat. Für Instandsetzung innerhalb seiner Räumlichkeiten (außerhalb von Dach- und Fach) ist nach den meisten der Mietverträge ebenfalls der Mieter verantwortlich, manchmal beschränkt auf die Gegenstände, die dem direkten Zugriff des Mieters unterliegen.

Unabhängig von der Wirksamkeit derartiger Klauseln wird aber oftmals seitens der Vermieter jede Rechnung - unabhängig ob Instandsetzung oder Instandhaltung - auf alle Mieter umgelegt. So wird die teure Reparatur des kaputten Aufzuges auf alle Mieter umgelegt, ebenso der Austausch des defekten Heizbrenners der Heizung. 

Dies ist aber nach den allermeisten Mietverträgen so pauschal jedoch gerade nicht möglich.

Mit der Miete wird der "Gebrauch der Mietsache" mithin die Abnutzung  der Mietsache vergütet. Dazu kann der Vermieter die für die Erhaltung der Mietsache notwendigen Kosten auf den Mieter umlegen. Damit sind alle Wartungskosten gemeint, die mit dem Begriff "Instandhaltung" oder "Instandhaltungskosten" in den MIetverträgen umschrieben werden.

Geht jedoch etwas kaputt und muss ersetzt werden, spricht man von einer Instandsetzung. Diese Kosten muss der Mieter jedoch nicht zahlen, da er Anspruch auf die Mietsache in dem angemieten Zustand hat.

Ist ein Teil der Mietsache wegen eines Defektes nicht nutzbar, muss er insoweit keine Miete zahlen. Dieses Prinzip wäre jedoch ausgehebelt, wenn er zwar die Miete nicht bezahlen muss, aber dafür die Kosten für die Behebung des Mangels (also der fehlenden Nutzbarkeit) zahlen müsste.

Daher sind Instandsetzungskosten grundsätzlich nicht auf den Mieter umlegbar (auf die Feinheiten der möglichen Umlegbarkeit von Instandsetzungkosten auf Mieter gehe  ich in einem anderen Beitrag ein).

Somit sind die Reparaturkosten für den Fahrstuhl vom Vermieter zu tragen, ebenso die Kosten für den Austausch des Heizbrenners. Streicht man derartige Kosten aus der Nebenkostenabrechnung, ergeben sich schnell viele hundert Euro Ersparnis.

Erstaunlicherweise finden sich derartige Fehler eben so häufig in den Nebenkostenabrechnungen von professionellen Verwaltungen wie privaten Vermietern.

Derartige Fehler können aber nur festgestellt werden, wenn die einzelnen Positionen der Nebenkostenabrechnung (was bei großen Objekten schnell mal mehrere hundert Seiten sein können) inhaltlich und unter Berücksichtigung der Regelungen des Mietvertrages überprüft werden.

5. Plausibilität der Verbrauchsabrechnung

Als  letztes sind die Verbrauchsabrechnungen von Strom, Wasser Müll, Abwasser und Heizung auf die Umlageschlüssel und  Plausibilität  zu überprüfen. Das fängt von dem Aufteilungsschlüssel bei gemischt genutzten Einheiten (also Gewerbe- und Wohnraumeinheiten in einem Gebäude)  an und hört bei der Höhe des umgelegten Verbrauches auf.

So haben wir beispoelsweise anlässlich einer Prüfung aufgedeckt, dass die Stromkosten einer Tiefgarage, deren Plätze gesondert zu einem Pauschalpreis vermietet wurden, über Jahre auf die einzelnen Mieter der Geschäfteinheiten umgelegt wurden, obwohl  diese keinerlei Plätze in der Tiefgarage angemietet hatten.

Daher ist auch immer die Höhe des geltend gemachten Verbrauchs auf seine Plausibilität  zu überprüfen.

FAZIT:   

Eine Überprüfung der Nebenkostenabrechnung von Gewerbeeinheiten bringt oft bares Geld. Bei Vermietern und Verwaltungen erfolgt die fehlerhafte Abrechnung meist unbewusst, da die mietvertraglichen Regelungen nicht im Rahmen der Nebenkostenabrechnung überprüft werden und die Umlage aller Abrechnung "schon immmer so" erfolgte. Eine nachhaltige Überprüfung der Nebenkostenabrechnung hat meist auch den Erfolg, dass die Abrechnungen der Folgejahre die monierten Fehler nicht mehr enthalten, und sich die Ersparnis so über mehrere Jahre auswirkt. 

Auf Grund der im Gewerberaummietrecht nicht gültigen Ausschlussklausel des § 556 BGB kann der Gewerberaummieter auch zurückliegende Abrechnungen noch überprüfen lassen und eventuell Überzahlungen aus den vergangenen Jahren (also von Abrechnungen die nach dem 31.12.2016 zugingen) zurückverlangen.

Zudem ist in der gegenwärtigen Lage während der Corona Pandemie eine falsche Betriebskostenabrechnung auch ein gutes Argument, den Vermieter zum Einlenken bei einer einvernehmlichen Mietanpassung zu bewegen. 

Dienstleistungen der Kanzlei Mielke & Koy

DIe Kanzlei Mielke & Koy überprüft die Betriebskosten- und Nebenkostenabrechnung auf ihre inhaltliche und rechnerische Richtigkeit, abhängig vom Umfang auch gerne nach Festpreis. Wir unterstützen Sie bei der außergerichtlichen und gerichtlichen Durchsetzung Ihrer Rückforderung.

Herr Rechtsanwalt Günther Koy, Fachanwalt für Miet- und Wohnungseigentumsrecht, hat in den vergangenen Jahren eine Vielzahl von gewerblichen Mandanten bei der Überprüfung von Betriebs- und Nebenkostenabrechnungen unterstützt und auch gerichtlich vertreten und dabei Rückforderungen bis in den hohen fünfstelligen Bereich erstritten.