Steuerrechtliche Compliance: Neue Aufzeichnungspflichten nach GoBD - Finanzverwaltung verschärft die Anforderungen für die Buchhaltung
Seit dem 1. Januar 2015 gilt das BMF-Scheiben mit dem sperrigen Titel "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff ", abgekürzt GoBD. Das BMF-Schreiben ersetzt das alte GoBS- Schreiben aus dem Jahr 1995 sowie das GDPdU-Schreiben aus dem Jahr 2001 mit der 2002 erschienenen sog. FAQ-Liste. Noch liegen keine Entscheidungen zu den GoBD vor, dazu ist es noch zu früh. In der Praxis hat man bei Besprechungen mit Mandanten häufig den Eindruck, dass die neuen Anforderungen gar nicht bekannt sind. Das kann problematisch werden, denn bei einer Missachtung der neuen Aufzeichnungspflichten ist der Weg zur Schätzung und von dort in ein Steuerstrafverfahren nicht weit.
Die Finanzverwaltung nutzt die Digitalisierung
Nach Auffassung der Finanzverwaltung hat man nur die Anforderungen der Belegführung der zunehmenden elektronischen Erfassung und Verarbeitung angepasst. Die Verwaltung betont außerdem, dass die steuerrechtlichen Anforderungen eben umfangreicher sind als die, handelsrechtlichen. Tatsächlich bindet das BMF-Schreiben zwar nur die Verwaltung und erweitert die gesetzlich in der AO vorgegebenen Ordnungsvorschriften insbesondere der §§ 145 - 147 AO nicht. Für die Praxis kann man sicher vorhersagen, dass das Schreiben jedoch zu einer deutlich schärferen Gangart bei der Prüfung der elektronischen Belegverarbeitung führen. Der von der Verwaltung vermeintlich erkannten Nachlässigkeit der Unternehmen in ihrer Belegführung soll nun energischer entgegengetreten werden.
Die elektronische Datenverarbeitung erlaubt ungeahnte Auswertungen und weckt Begehrlichkeiten
Den GoBD ist klar zu entnehmen, dass die Finanzverwaltung endlich alle Daten auswerten möchte, die sie nützlich findet. Die Finanzgerichte hatten in den letzten Jahren immer wieder zu klären, in welchem Umfang auch rein betriebswirtschaftliche Daten, Warenwirtschaftssysteme oder gar freiwillig gemachte Aufzeichnungen zur Prüfung herausverlangt werden durften. Damit soll es endlich vorbei sein. Es gilt das Motto: Uns interessiert im Zweifel alles. Das hat man jetzt auch sprachlich klargestellt. Im alten GDPdU-Schreiben gab es noch den Begriff der steuerrelevaten Daten. Darüber, was das denn genau ist, gab es mit Mandanten und Beratern immer wieder Streit. Als Konsequenz hat man im GoBD-Schreiben diesen Begriff gestrichen und statt dessen die Bezeichnung der aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Unterlagen aufgenommen. Diese deutliche Erweiterung des Datenbestandes, der zukünftig beansprucht wird, lässt erahnen, wie zukünftige Betriebsprüfungen ablaufen werden.
Geschäftsvorfälle müssen zukünftig zeitnäher innerhalb von spätestens 10 Tagen erfasst werden
Schon immer waren der Verwaltung Stpfl. suspekt, die ihre Geschäftsvorfälle erst am Monatsende oder gar nur vierteljährlich erfassten. Abgeleitet wurde diese Praxis aus den Terminen zur Abgabe der Umsatzsteuervoranmeldungen. Die Verwaltung stellt nun klar, dass unbare Geschäftsvorfälle innerhalb von 10 Tagen zu buchen sind und zwar unabhängig von den umsatzsteuerlichen Fristen! Das ist vermutlich eine der wichtigsten Neuerungen der GoBD. Schon ist der Streit entbrannt, was genau denn unter buchen zu verstehen ist. Mit der aktuellen Belegverarbeitung gerade bei Klein- und Mittelbetrieben lässt sich das kaum vereinbaren. Insbesondere die unterschiedliche Behandlung von Abgabefristen nach dem UStG und den jetzt zu beachtenden Aufzeichnungspflichten leuchtet keinem Mandanten ein.
Der Schuhkarton hat ausgedient
Die Finanzverwaltung stellt klar, dass das System der Schuhkartonbuchhaltung ausgedient hat. Viele Steuerberater können davon ein Lied singen: Mandanten, die nur vierteljährlich eine Umsatzsteuervoranmeldung abgeben müssen, haben häufig auch genau so lange ihre Belege weder sortiert noch gegen Verlust gesichert. Sie geben einen Schuhkarton mit Unterlagen beim Steuerberater ab, die dieser erst sortieren, sichern und buchen muss. Das ist mit der bereits erwähnten 10-Tage-Frist nicht mehr zu vereinbaren. Der Mandant ist nun verpflichtet, vorher seine Belege zu sortieren und auch zu sichern. Tut er das nicht und kommt es aufgrund dessen später zu Mängeln in der Buchhaltung, läuft er Gefahr, dass seine Buchhaltung verworfen und geschätzt wird. Das ist der ultimative Supergau für jeden Mandanten, denn zum einen darf dann am oberen Schätzungsrahmen geschätzt werden. Das gilt auch dann, wenn die geschätzten Zahlen für diesen Betrieb völlig überzogen sind. Zum anderen gehen solche Fälle regelmäßig von der Betriebsprüfung ins Strafverfahren über.
Unveränderbarkeit und Belegsicherung werden noch wichtiger
Schon in der Vergangenheit entzündeten sich zahlreiche Streitigkeiten an der Frage, ob die Belege des Mandanten unveränderbar und ordnungsgemäß gesichert waren. Die von Mandanten gerne genutzten Office-Formate wie Tabellenkalkulationen oder Textverarbeitungsprogramme galten schon lange als kritisch wegen ihrer jederzeitigen Manipulationsmöglichkeiten. Besonders schwierig wurde es in Betriebsprüfungen, wenn Mandanten für ihre Rechnungen immer wieder dieselbe Vorlage nutzten und die alte dann einfach überschrieben haben. Diese Nutzung als elektronische Schreibmaschine ist zwar zulässig. Dann aber muss gewährleistet sein, dass die so erzeugte Rechnung trotzdem ordnungsgemäß unveränderbar gesichert und sortiert später wieder auffindbar ist. Im GoBD-Schreiben hat die Verwaltung daher klargestellt, dass alle veränderbaren Datensammlungen nicht ordnungsgemäß sind. Klar ist aber auch: Es gibt keine unveränderbaren Daten. Im Zeitalter elektronischer Erstellung von Belegen ist jeder Beleg auch nachträglich veränderbar. Nach der neuen Regelung bekommt daher der Prozesserfassung der Verarbeitung des Beleges eine herausragende Bedeutung zu. Schon dort muss beschrieben werden, wie eine Unveränderbarkeit gewährleistet wird. Die Schnittstelle zur Compliance ist unübersehbar.
Digitalisierung erlaubt - aber richtig
Viele Unternehmen haben schon vor Jahren begonnen, ihre Eingangsbelege zu scannen und anschließend das Papieroriginal zu vernichten. Bis heute ist auf Ebene der Finanzämter und auch der Betriebsprüfungen keine einheitliche Meinung dazu festzustellen gewesen. Bei Anfragen zu dieser Praxis enthielt man teilweise in derselben Stadt von unterschiedlichen Finanzämtern unterschiedliche Antworten. Endlich hat nun die Verwaltung Stellung dazu genommen und klargestellt, dass diese Verfahrensweise unbedenklich ist, wenn man sich an die aufgestellten Regeln hält. Für Mandanten wird besonders zu beachten sein, dass nach dem (sog. ersetzenden) Scannen der Papierbeleg nicht mehr im Geschäftsablauf genutzt werden darf. Es ist ausschließlich mit der digitalen Version weiterzuarbeiten. Medienbrüche - etwa von digital zu analog - sind unzulässig. Auch hier ist zu beachten, dass Scannen überhaupt nur erlaubt ist, wenn zuvor der Prozess, wie genau gescannt wird und wie die Unveränderbarkeit des Belegs gewährleistet wird, vorher aufgezeichnet und aufbewahrt wurde.
Cloud geht auch - nach Genehmigung
Der Fiskus hat in den letzten Jahren zunehmend Probleme mit Mandanten, die ihre Daten gar nicht auf ihrem eigenen Server lokal speichern sondern aus Praktikabilitäts- oder auch Kostengründen in der Cloud. Nicht selten aber sitzt der Cloud-Betreiber mit seinen Servern gar nicht in Deutschland. Das stellte in manchen Fällen den Mandanten - aber im Ernstfall des Strafverfahrens auch die Finanzverwaltung - vor Probleme. Schon in der Abgabenordnung ist eine Genehmigungspflicht vorgesehen, wenn der Mandant steuerlich wichtige Daten im Ausland lagern will. Viele Mandanten werden da gehandelt haben, bevor das Finanzamt davon erfahren hat. Durch die GoBD ist nun nochmals klargestellt, dass ein unverzüglicher und wahlfreier Zugriff des Prüfers möglich sein. Bei Gefährdung der Besteuerung durch diese Lagerung kann sogar eine Rückverlagerung der Daten nach Deutschland verlangt werden.
Fazit: Je digitaler, desto besser
Die Verwaltung richtet sich und die Mandanten mit dem GoBD-Schreiben weiter für eine digitale Zukunft aus und hat ihre Vorstellung von Art und Weise der Digitalisierung mitgeteilt. Für den Großteil der Berater bringt das Schreiben zwar keine großen Überraschungen. Der Umfang der steuerlichen Beratungstätigkeit wird jedoch immer stärker um digitale Prozesse beim Mandanten selbst erweitert, über die der Berater aktuell oft nichts erfährt. Der Teufel steckt im Detail. Treten in der Betriebsprüfung Mängel in der digitalen Organisation beim Mandanten auf, wird so mancher seinen Berater dafür verantwortlich machen wollen. Das Beratungsgespräch zur Frage der ordnungsgemäßen Buchhaltung nach den neuen GoBD wird daher zukünftig stärker als bisher vorverlagert. Der Berater muss mit dem Mandanten schon den Prozess der Erfassung und Archivierung der Beleg erörtern, sonst drohen unangenehme Überraschungen in der Betriebsprüfung.
