In der Praxis ist häufig zu beobachten, dass Verträge, nachdem sie einmal abgeschlossen sind, ein "Mauerblümchendasein" fristen. Sie werden kaum noch beachtet. Machen Sie eine einfache Selbstkontrolle und beantworten Sie für sich folgende Fragen:
- Können Sie sagen oder jedenfalls schnell herausfinden, wo welche Verträge in Ihrem Unternehmen abgelegt sind und welche davon aktuell oder veraltet sind?
- Wissen Sie, wann Vertragsfristen auslaufen oder wie hoch die laufenden Zahlungsverpflichtungen sind?
- Was ist der nächstmögliche Zeitpunkt zur Kündigung wichtiger Verträge?
Es ist müßig, über die Gründe zu spekulieren. Man sollte sich aber über die Risiken bzw. Nachteile im Klaren sein. Im besten Fall sind die Verträge noch irgendwo auffindbar und man muss nur danach suchen. Im schlechtesten Fall werden Fristen versäumt, Verträge oder Vertragsbestandteile gehen verloren oder werden unauffindbar, vertragliche oder gesetzliche Pflichten werden vernachlässigt, oder Verträge werden einfach in der Praxis ignoriert und es wird einvernehmlich anders gehandelt, so dass sich die Frage stellt, ob der Vertrag stillschweigend geändert wurde und was das für den Rest des Vertrages bedeutet. Ungünstig ist es auch, wenn die rechtlichen Rahmenbedingungen sich unbemerkt geändert haben, weil ein Vertrag jahrzehntelang in der Akte schlummerte (ein häufiges Schicksal von Gesellschaftsverträgen, solange Einigkeit im Gesellschafterkreis besteht).
Die Antwort auf diese Herausforderungen ist die Einführung eines Vertragsmanagements- und -controllingsystems. Ziel ist es, alle wesentlichen Vertragsaspekte zu erfassen und zu überwachen, sowie einen Überblick über alle vorhandenen Verträge und deren wesentliche Entwicklung zu gewinnen. Bei komplexen Verträgen (z.B. über große Bauvorhaben) oder einer hohen Anzahl an Verträgen bietet es sich an, am Markt erhältliche Standardsoftware zu verwenden. Diese kann auch dazu verwendet werden, alle relevanten Dokumente zu archivieren und den Beteiligten im Unternehmen auch sämtliche erforderliche Informationen für die innerbetriebliche Abwicklung zugänglich zu machen. Umfassende Systeme können in allen Phasen eingesetzt werden - von der Erstellung (Dokumentation der Entwürfe und deren Bearbeitung, Daten zum Vertragspartner und Projekt, etc.), über die Speicherung sämtlicher zum Vertrag gehörenden Dokumente (Schriftwechsel, Notizen, E-Mails, Dateien, etc.) und des Vertrags selber, bis zur Fristenüberwachung (einschließlich der Aufbewahrungsfristen).
