Eine Einberufung für eine Hauptversammlung muss gemäß § 121 Abs. 3 Satz 2 Aktiengesetz zwingend folgende Angaben enthalten:
- Firma und Sitz der Gesellschaft,
- Zeit und Ort der Hauptversammlung,
- die Bedingungen, von denen die Teilnahme an der Hauptversammlung und
- die Ausübung des Stimmrechts abhängen.
Weiterhin ist gemäß § 124 Abs. 1 eine Tagesordnung der Hauptversammlung bekannt zu geben.
Zu jedem Gegenstand der Tagesordnung, über den die Hauptversammlung beschließen soll, haben der Vorstand und der Aufsichtsrat einen Beschlussvorschlag zur Beschlussfassung zu machen (§ 124 Abs. 3 Aktiengesetz). Wenn die Vorschläge des Vorstandes und des Aufsichtsrates identisch sind, genügt eine gemeinsame Bekanntmachung.
Hinsichtlich der Verwendung des Bilanzgewinnes sind weitergehende Informationen in die Tagesordnung mit aufzunehmen. Dabei sollte sich der Vorschlag zur Verwendung des Bilanzgewinnes an folgender Gliederung orientieren:
- Verteilung an die Aktionäre,
- Einstellung in Gewinnrücklagen,
- Gewinnvortrag,
- Bilanzgewinn.
Bevor der Vorschlag der Hauptversammlung unterbreitet wird, muss der Vorstand ihn dem Aufsichtsrat vorlegen (§ 170 Abs. 2 Satz 1 Aktiengesetz). Gleichzeitig hat der Aufsichtsrat die Information zum Jahresabschluss und den Lagebericht zu bekommen.
Soweit die Neuwahl von Aufsichtsratmitgliedern oder Prüfern ansteht, darf nur der Aufsichtsrat einen entsprechenden Vorschlag zur Beschlussfassung unterbreiten. Wenn stattdessen auch der Vorstand einen entsprechenden Beschluss mit unterbreitet, kann dies unangenehme rechtliche Konsequenzen haben.
