Zum leidigen Thema Fahrtenbuch

29.07.20071698 Mal gelesen

Häufiges Thema in der verkehrsrechtlichen Praxis ist die Prüfung, ob die Auflage der Führung eines Fahrtenbuches vermeidbar oder in anderen Konstellationen vielleicht sogar das kleinere Übel ist.

Tatsächlich spielt das Fahrtenbuch eine viel größere Rolle bei der gewerblichen oder teilgewerblichen Nutzung von Fahrzeugen. Aus dieser ergibt sich, dass Anforderungen an ein „ordnungsgemäßes Fahrtenbuch“, die gesetzlich nicht definiert sind, sich letztlich aus der aktuellen Rechtsprechung des Bundesfinanzhofes ergeben.

Das Fahrtenbuch ist ein Eigenbeleg des Fahrzeugführers. Es dient dazu, über die mit dem Fahrzeug vorgenommenen Fahrten Rechenschaft abzulegen.
Im steuerrechtlichen Zusammenhang besteht zudem das Ziel, eine unzutreffende Zuordnung von Privatfahrten zum beruflichen Nutzungsteil auszuschließen.

Ein Fahrtenbuch muss
- zeitnah und in geschlossener Form geführt werden
- die durchgeführten Fahrten in ihrem fortlaufenden Zusammenhang einschließlich der jeweils an         ihrem Ende erreichten Kilometerstände wiedergeben
- eine „buchähnliche“ Form aufweisen
- spätere Einfügungen oder Änderungen deutlich machen
- bei verschiedenen Fahrern deren Identität kenntlich machen.


Was heißt das im Einzelfall?

Bei beruflichen Fahrten sind Datum, Reiseziel, der Anlass der Fahrt bzw. der aufgesuchte Kunden/ Geschäftspartner, der am Ende der Fahrt erreichte Kilometerstand festzuhalten. Nach Meinung des höchsten deutschen Finanzgerichts reicht es nicht aus, wenn sich zum Beispiel die Namen der aufgesuchten Kunden oder Geschäftspartner nur aus anderen, das Fahrtenbuch ergänzenden Unterlagen entnehmen lassen. Die Namen von häufigen Zielen oder Kunden können abgekürzt werden, wenn die Kürzel an einer Stelle des Fahrtenbuches erläutert werden. Wurden auf einer Geschäftsreise mehrere Kunden/Ziele angefahren, können diese in einer zusammenfassenden Eintragung erfasst werden, es ist dann jedoch die zeitliche Reihefolge zu erfassen.
Der Übergang von einer beruflichen zu einer privaten Fahrt ist im Fahrtenbuch durch Angabe des bei Abschluss der beruflichen Fahrt erreichten Gesamtkilometerstands zu dokumentieren.
Eine Sammlung von Notizzetteln mit Auflistung der an bestimmten Tagen durchgeführten Fahrten ist unzureichend. Auch die nachträgliche Zusammenstellung eines Fahrtenbuches aus einzelnen Aufzeichnungen ist nicht „ordnungsgemäß“. Als fast anachronistisch mutet es an, dass mit Computerprogrammen, z.B. als Excel-Dateien verfasste Fahrtenbücher nicht (sehr selten) anerkannt werden. Diese machen nach der aktuellen Rechtsprechung spätere Änderungen oder Ergänzungen nicht ausreichend kenntlich. Zudem stellen sie kein „Buch“ dar und auch die zeitnahe Erfassung ist nicht nachvollziehbar.

Der Bereich „Wirtschafts- und Steuerrecht, Handelsregister“ der IHK rechnet mit einer Zunahme der Fahrtenbuchprüfungen durch Lohnsteueraußenprüfer. Sie empfiehlt dringend, die hier aufgeführten Tipps zu beherzigen.

Für den Bürger kann es im Einzelnen sehr schmerzlich werden, wenn er im Nachherein feststellen muss, dass seine umfangreichen Aufzeichnungen nicht anerkannt werden und auch nachträglich nicht überarbeitet eingereicht werden dürfen! (BFH 9.11.2005 VI R 27/05 und 16.3.2006; Az.: VI R 87/04)