Ungeschriebene Etikette beachten:
Im Rahmen von Verhandlungen mit Behörden sollte unbedingt die (ungeschriebene) Etikette beachtet werden:
-Ostentative Unkenntnis der Behördenhierarchie wird von der Gegenseite als anmaßend empfunden und subtil aber wirksam geahndet. Man sollte wenigstens in groben Zügen den Unterschied zwischen einem Ministerium und einer Unterbehörde und einem Amtschef und einem Amtsrat kennen.
-Man verbessert nichts mit Hinweisen auf eine enge Beziehung zum Minister, schon deshalb nicht, weil die Beamten bereits vorher sehr genau wissen, wer politisch wichtig ist und wer nicht (Hier kann Eigen- und Fremdeinschätzung divergieren!).
-Drohungen mit einem Skandal oder der Presse verfangen im Regelfall nicht, die Verwaltung lässt es im Zweifel darauf ankommen.
-Äußerste Vorsicht ist im Hinblick auf die immer strenger werdende Korruptionsregelungen geboten: Geschenke mit einem Wert über ca. 20 Euro oder aufwändige Einladungen bringen jeden Beamten in Verlegenheit und auch den Bestechenden in strafrechtliche Schwierigkeiten.
-Es gelten die allgemeinen Kleidungs- und Höflichkeitsregeln, also keine Freizeitkleidung, kein Duzen, auch nicht in der 2. Person Plural ("euch", "ihr").
-Die Anrede erfolgt ohne Amtsbezeichnung, nur mit Namen und ggf. Doktor- oder Professorentitel.
-Ausnahmen gelten bei Spitzenbezeichnungen wie "Minister", "Präsident", "Senator".
Verhandlungsteilnehmer:
Auf Behördenseite nehmen an der Besprechung in der Regel teil der zuständige Referatsleiter, ggf. mit dem jeweiligen Sachbearbeiter, je nachdem andere betroffene Referate (Haushalt, Recht), und Beamte anderer Behörden. Der Abteilungsleiter kommt nur in Ausnahmefällen, der Amtschef so gut wie nie. Leiter der behördlichen Delegation ist der ranghöchste Beamte, wichtigster Ansprechpartner der zuständige Referatsleiter.
Auf der eigenen Seite sollte man tunlichst nicht alleine kommen, sondern mindestens den fachlich zuständigen Mitarbeiter und ggf. einen Rechtsbeistand mitnehmen.
Eröffnung der Verhandlungen:
Die Verhandlungen werden vom behördlichen Delegationsleiter unter Darlegung des Zwecks des Zusammenkommens und der Sach- und Rechtslage aus Behördensicht eröffnet. Die Erwiderung erfolgt in gleicher Weise. Danach wird in die eigentlichen Verhandlungen eingetreten. Soweit in der Ratgeberliteratur empfohlen wird, in Verhandlungen auf den Aufbau von Positionen zu verzichten, wird dies den formaljuristisch vorgegebenen Rahmenbedingungen behördlicher Verhandlungen nicht gerecht.
Schlanke Verhandlungsführung:
Die Verhandlungen sollten offen und seriös geführt werden, wobei innerhalb dieses Rahmens taktisches Verhalten legitim ist - übrigens auch auf Seiten der Verwaltung. Keinesfalls sollte man überziehen, weil dies nur Widerstände weckt und überdies zu einer Solidarisierung der Politik mit der Verwaltung führt
Zweckmäßigerweise wird die eigene Verhandlungsposition schlank aufgebaut. Verschlungene juristische Konstrukte sind nicht erfolgversprechend. Das angestrebte Verhandlungsziel muss als logische Konsequenz der vorgetragenen Fakten und Argumente erscheinen.
Dabei sollte berücksichtigt werden, dass auf Verwaltungsseite eine Entscheidungsvorlage geschrieben werden muss, in der das Verhandlungsergebnis intern begründet und gerechtfertigt wird. Je genauer die eigene Argumentation den Duktus dieser Entscheidungsvorlage antizipiert, desto grösser ist die Chance, dass die Entscheidungsvorlage so geschrieben wird, wie man das gerne hätte.
Abschluss meist nichtförmlich:
Am Ende der Verhandlungen fasst der behördliche Delegationsleiter das Ergebnis zusammen. Außer bei echten Vertragsverhandlungen, z.B. bei Public Private Partnerships, wird keine förmliche Vereinbarung getroffen. Allenfalls wird das Ergebnis noch mit einem nachfolgenden Brief bestätigt.
Wiewohl die behördlichen Verhandlungsteilnehmer ihre Befugnisse genau beachten und deshalb mit keinen Überraschungen zu rechnen ist, wird das Verhandlungsergebnis je nach Fallgestaltung noch unter den Vorbehalt der Zustimmung der Spitze des Hauses gestellt. In besonderen Fällen kann auch die Zustimmung des Kabinetts oder des Parlaments erforderlich sein.
Entsprechend kann auch auf der eigenen Seite verfahren werden, z.B. ein Vorbehalt der Zustimmung des Aufsichtsrats angebracht werden. Derartige Vorbehalte sollten aber keinesfalls dazu benutzt werden, später die Verhandlungen nochmals mit dem Ziel eines besseren Ergebnisses zu öffnen.
Dritter Teil dieser Artikelserie: Verhandlungen mit Behörden (3) - Vorbereitung
Zweiter Teil dieser Artikelserie: Verhandlungen mit Behörden (2) - Interaktionen von Politik, Verwaltung und Behörden
Erster Teil dieser Artikelserie: Verhandlungen mit Behörden (1) - Warum braucht man die Hilfe von Experten?
