Orientierung an Hand des Organigramms:
Vor dem Beginn von Verhandlungen ist eine grundsätzliche Orientierung an Hand des Organigramms über die Behörde und das zuständige Referat hilfreich. Falls schon ein Schriftstück der Behörde vorliegt, ergibt sich das zuständige Referat aus dem Aktenzeichen, nicht aus der Person des Unterzeichners. Je nachdem welche Bedeutung die Behörde ihrem Schriftstück verleihen will, kann auch ein Entscheidungsträger der Behördenspitze unterzeichnet haben, ohne dass sich deshalb die sachlich-fachliche Zuordnung zum jeweiligen Referat ändern würde.
Evaluation der Sach- und Rechtslage:
Da die Verwaltung rechtlich gebunden ist, spielen sich auch Verhandlungen mit der Verwaltung in juristischen Bahnen ab. Für die Vorbereitung bedeutet dies: Die Sach- und Rechtslage muss umfassend und neutral evaluiert werden, daraus müssen die Verhandlungsziele und die Verhandlungsstrategie abgeleitet werden.
Also: Welche Tatsachen untermauern die eigene Position, welche ungünstigen Tatsachen müssen widerlegt werden, welche juristischen Argumente sind günstig und welche weniger, gibt es vergleichbare Fälle, die angezogen oder im Gegenteil als nicht vergleichbar ausdifferenziert werden müssen? Welches Ziel kann man maximal anstreben?
Verhandlungen auf Referatsleiterebene:
In der Regel sollten Verhandlungen auf Referatsleiter- oder allenfalls Abteilungsleiterebene angestrebt werden. Bei der Einschaltung von Politikern sollte äußerste Sensibilität walten und der Eindruck vermieden werden, man habe die Fachebene umgehen wollen. Andernfalls könnte es zu einer Verschlechterung des Verhandlungsklimas kommen.
Politische Ebene:
Ausnahmen gelten in Fällen, in denen z.B. Lobbyisten zunächst auf der politischen Schiene vorstellig werden und die Angelegenheit dann an das Referat weitergereicht wird. Ebenso gibt es Fälle, in denen die Politik von vorneherein eingeschaltet ist, etwa bei politisch wichtigen Angelegenheiten wie dem drohenden Verlust von Arbeitsplätzen oder wenn ein Vorgang plötzlich aus irgendeinem Grund ins Scheinwerferlicht der Presse und der Öffentlichkeit gerät. In diesen Fällen gehört die Beteiligung der Politik zum routinemäßigen Geschäft der Verwaltung und wird professionell akzeptiert.
Erster Teil dieser Artikelserie: Verhandlungen mit Behörden (1) - Warum braucht man die Hilfe von Exper...
Zweiter Teil dieser Artikelserie: Verhandlungen mit Behörden (2) - Interaktionen von Politik, Verwaltung...
Vierter Teil dieser Fachartikelserie: Verhandlungen mit Behörden (4) - Ablauf
