Werden Fotos von externen Fotografen erstellt, muss ausdrücklich der Nutzungsumfang geregelt werden. Bei Aufträgen mit Agenturen und Fotografen daher immer auf die Regelungen zu den Nutzungsrechten achten. Fehlt es an einer ausdrücklichen Regelung hierzu, gehen im Zweifel nur wenige Rechte über. Wurde z.B. ein Bild nur für die gedruckte Unternehmensbroschüre erstellt, kann eine Nutzung auf der Website rechtswidrig sein.
Fotos oder Videos, die angeblich "royalty free" auf Plattformen wie fotolia.de, istockphoto oder Shutterstock etc. angeboten werden, sind nicht unbeschränkt verwertbar. Hier sollten genau die Lizenzbestimmungen gelesen werden. Zwar kann man umfassend nutzen, aber nicht unbegrenzt. Vorgeschrieben ist die Nennungspflicht der Plattform und des Fotografen. Verstöße hiergegen werden zunehmend abgemahnt und können teuer werden.
Bei den sogenannten Creative Commons-Lizenzen, die eine sehr weitgehende Nutzung erlauben, sollte im Zweifel beim Fotografen die Nutzungsbefugnis nachgefragt werden. Nicht jeder Fotograf weiß, dass z.B. sein Auftraggeber die Fotos unter eine CC-Lizenz für die Unternehmenskommunikation gestellt hat.
Bei jeder Verwertung eines Fotos muss grundsätzlich der Fotograf im Zusammenhang mit dem Bild genannt werden. Erfolgt diese Nennung nicht, kann der Fotograf Unterlassung und Schadensersatz verlangen.
Abgebildete Personen müssen ihre Zustimmung zur Verwendung ihres Bildnisses gegeben haben. Dies betrifft abgebildete Mitarbeiter genauso wie Teilnehmer einer Unternehmensveranstaltung oder zum Beispiel Messebesucher eines Standes. Nicht jede Nutzung oder Werbung mit Personen auf solchen Bildern oder Videos ist erlaubt.
Bei der Einrichtung einer Pressefotodatenbank oder dem Anbieten von Downloads für PR- oder Pressezwecke muss geklärt sein, ob das Unternehmen das Recht zur Weitergabe bzw. Unterlizenzierung der Fotos oder Videos an Dritte innehat. Bei solchen Angeboten immer auf die erlaubte Verwendung und die Pflicht zur Nennung des Fotografen hinweisen.
Die Nutzungsrechte an urheberrechtlich geschützten Werken von Mitarbeiter gehen im Zweifel auf den Arbeitgeber über. Für kreative Leistungen von freien Mitarbeitern oder Subunternehmern gilt dies nicht. Es müssen ausdrückliche vertragliche Regelungen getroffen werden.
Der Visualisierung von Unternehmenskommunikation durch Fotos und Videos sollte eine strukturierte Rechteprüfung zugrunde liegen. Es muss geklärt sein, welche Rechte erworben wurden und welche Nutzung nicht erlaubt ist. Ersatzansprüche und Anwaltskosten sind oft höher als eine ordentliche Lizenzgebühr.
