Betriebskostenabrechnungen überprüfen

26.07.20093194 Mal gelesen

Bereits seit einigen Monaten werden wieder die Betriebskostenabrechnungen für das Jahr 2008 durch Wohnungsbaugesellschaften, Verwaltungsgesellschaften und Vermieter versendet.

Da es im letzten Jahr zu sehr hohen Energiekosten kam, werden die Abrechnungen für so manchen Mieter mit einer bösen Überraschung in Form von hohen Nachzahlungen enden.

In dieser Zeit kommen dann auch beim Mietrechtsanwalt vermehrt Fragen zu diesen Themen an.

Hier einige Grundregeln, die bei einer Betriebskostenabrechnung eingehalten werden müssen:

1. Frist

Die Betriebskostenabrechnung muss gemäß § 556 Absatz 3 Satz 2 BGB spätestens ein Jahr nach Ende des Abrechnungszeitraumes (üblicherweise das Kalenderjahr - manchmal auch abweichend-Ein Blick auf die letzte Betriebskostenabrechnung oder den Mietvertrag hilft weiter) dem Mieter zugehen. Erfolgt der Zugang der Abrechnung erst nach diesem Zeitraum, ist eine Nachforderung unzulässig. Für den Zugang der Abrechnung ist der Vermieter beweispflichtig, d.h. der Vermieter muss nachweisen, dass die Abrechnung den Mieter vor Ablauf der Abrechnungsfrist erreicht hat. Ausnahmen von dieser Abrechnungsfrist gelten nur dann, wenn der Vermieter die Verzögerung nicht zu vertreten hat.

Der Mieter muss seine Einwendungen gegen die Nebenkostenabrechnung dann binnen eines weiteren Jahres ab Zugang der Abrechnung geltend machen, sonst ist der Mieter mit diesen Einwendungen ausgeschlossen (§ 556 Absatz 3 BGB).

2. Formelle und materielle Rechtmäßigkeit der Abrechnung

Die Betriebskostenabrechnung selber wird nun von Seiten der Juristen in die formelle und materielle Rechtmäßigkeit "zerlegt".

Ein Verstoß gegen die formelle Rechtmäßigkeit führt in aller Regel zur Unwirksamkeit der gesamten Nebenkostenabrechnung,  ein Verstoß gegen die materielle Rechtmäßigkeit bewirkt dagegen nur die Unwirksamkeit oder Neuberechnung der entsprechend streitigen Position.  Aber Vorsicht: Soweit eine  Nebenkostenabrechnung formell oder materiell unwirksam ist, kann der Vermieter immer noch eine richtige Nebemkostenabrechnung "nachschieben", die Berechtigung zur richtigen Abrechnung der Kosten fällt also durch eine unwirksame Abrechnung nicht weg.

a. Formelle Unwirksamkeit

Eine formell unwirksame Abrechnung liegt in aller Regel vor, wenn der sogenannte Abrechnungsschlüssel nicht erkennbar oder nachweislich flasch ist. Betriebskosten werden immer nach einem bestimmten Schlüssel abgerechnet, meist nach dem Verhältnis Wohnfläche zu Gesamtwohnfläche, manchmal nach der Anzahl der Personen, die dauerhaft in der Wohnung wohnen, und manchmal nach ganz abenteuerlichen - und zumeist unwirksamen Schlüsseln wie Anzahl Personen + Anzahl Waschmaschinen +  Bad oder Dusche im Verhältnis zur Gesamtzahl.

Grundsätzlich muss der Schlüssel ohne weiteres Nachvollziehbar  sein und/oder durch die Erläuterungen der Nebenkostenabrechnung einfach erkennbar sein. Ist dies nicht der Fall ist die Nebenkostenabrechnung formell unwirksam. Klassiker unter den fehlerhaften Nebenkostenabrechnungen ist die fehlende Angabe der Gesamtwohnfläche. Steht also nur der Anteil der eigenen Wohnung in % in der Nebenkostenabrechnung, ohne die Gesamtwohnfläche anzugeben, ist die Abrechnung bereits formell unwirksam.

Weiterhin muss der Schlüssel natürlich auch inhaltlich korrekt sein. Hieran scheitern meist die Abrechnungen nach Personenzahl, da in einem Mehrfamilienhaus fast immer über die Anzahl der dort "lebenden" Personen gestritten werden kann:  Ab wann "lebt" eine Person in einem Haus ? Wenn Sie dort gemeldet ist ?  Oder bereits wenn eine Person dort mehrere Wochen lebt ? Fragen über Fragen. Eine Vermieter ist daher zu empfehlen, nicht nach Personenanzahl abzurechnen.

Ein weiteres Problemfeld sind "Gewerbeflächen". Die Ko8ensten für diese Flächen sind von den Kosten für die Nebenkosten der Wohnungen zu trennen. Dies gelingt nicht immer

b. Materielle Unwirksamkeit

Eine materielle Unwirksamkeit liegt meist dann vor, wenn einzelne Positionen nicht angefallen sind (Beispiel: Gärtnerkosten obwohl der Garten dem Mieter nicht zur Verfügung steht), nicht umlegbar sind (Verwaltungskosten der Mieteinheiten bei Wohnungen) oder nicht dem Gebot der Wirtschaftlichkeit entsprechen (Beispiel: Hausmeister nimmt auch Instandsetzungen vor, Mieter müssen aber die Gesamtkosten des Hausmeisters ohne Abzug tragen).

Prozesse rund um Betriebskostenabrechnungen spielen sich meist im formellen Bereich ab, hier kann die gesamte Nebenkostenabrechnung "zu Fall " bringen, während sich im materiellen Bereich nur die Höhe der Kosten ändern kann.

3. Verjährung

Ist eine Betriebskostenabrechnung rechtzeitig zugestellt und nicht formell unwirksam,. verjährt die Nachforderung nach 3 Jahren.