Die Verordnung sieht verschiedene Zustellungswege vor, sowohl ganz förmliche (über die Gerichte der beiden betroffenen Staaten) wie auch die Zustellung auf dem Postwege. Bei der Zustellung ist aber besondere Vorsicht geboten.
Der Empfänger hat nämlich das Recht, die Annahme zu verweigern, wenn das Dokument weder in der Sprache verfasst ist, die er versteht noch in eine Amtssprache seines Landes übersetzt ist. Dies gilt auch für die Zustellung durch Postdienste. Es kommt jedoch immer wieder vor, dass die zuzustellenden Unterlagen insgesamt oder teilweise nicht übersetzt sind. Insbesondere dann, wenn die Belehrung über das Recht zur Annahmeverweigerung fehlt oder diese nicht in die Sprache des Empfängers übersetzt ist, ist die Situation besonders kritisch.
Denn dann weiß der Empfänger ja gar nicht, dass er die Klage einfach zurückweisen könnte. Die Frist, ein nicht ordnungsgemäß übersetztes Schriftstück zurückzuweisen, beträgt nach der Verordnung nur eine Woche. Eine gerichtliche Entscheidung dazu, ob die Frist auch bei fehlender Belehrung zu laufen beginnt, steht noch aus. Deshalb ist im Zweifel davon auszugehen, dass die Wochenfrist selbst dann gilt, wenn eine ordnungsgemäße Belehrung über das Recht zur Annahmeverweigerung fehlte. Die Wochenfrist ist so zu verstehen, dass die Klage vom Empfänger innerhalb einer Woche nach Zustellung an das Gericht zurückgeschickt werden muss. Wann sie dann bei dem zustellenden Gericht tatsächlich wieder eintrifft, ist nicht relevant.
Es ist unbedingt zu empfehlen, vor der Rücksendung von dem Schriftstück selbst sowie von allen Begleitdokumenten Kopien anzufertigen, damit die Fehlerhaftigkeit der Zustellung nachträglich noch dargelegt werden kann - beispielsweise dann, wenn im Ausland aufgrund einer fehlerhaften Zustellung einer Klage gleichwohl ein Versäumnisurteil erlassen wird.
