Pflichtangaben bei E-Mails

Derzeit wird berichtet, dass gewerbliche E-Mails aufgrund einer seit Anfang 2007 geltenden Vorschrift bestimmte Pflichtangaben enthalten müssen. Die neue Bestimmung sei weit gehend unbekannt, sodass eine Abmahnwelle drohe. Richtig ist folgendes:

Tatsächlich ist zum 1.1.2007 das Gesetz über elektronische Handelsregister und Genossenschaftsregister sowie das Unternehmensregister (EHUG) in Kraft getreten. Dieses Gesetz hat, weitgehend unbemerkt, die Vorschriften über die Geschäftsbriefe in § 37 a HGB geringfügig geändert: Die Vorschrift lautet jetzt:

"§ 37 a HGB

(1) Auf allen Geschäftsbriefen des Kaufmanns gleichviel welcher Form, die an einen bestimmten Empfänger gerichtet werden, müssen seine Firma, die Bezeichnung nach § 19 Abs. 1 Nr. 1, der Ort seiner Handelsniederlassung, das Registergericht und die Nummer, unter der die Firma in das Handelsregister eingetragen ist, angegeben werden.

(2) Der Angaben nach Absatz 1 bedarf es nicht bei Mitteilungen oder Berichten, die im Rahmen einer bestehenden Geschäftsverbindung ergehen und für die üblicherweise Vordrucke verwendet werden, in denen lediglich die im Einzelfall erforderlichen besonderen Angaben eingefügt zu werden brauchen.

(3) Bestellscheine gelten als Geschäftsbriefe im Sinne des Absatzes 1. Absatz 2 ist auf sie nicht anzuwenden.

(4) Wer seiner Pflicht nach Absatz 1 nicht nachkommt, ist hierzu von dem Registergericht durch Festsetzung von Zwangsgeld anzuhalten. § 14 Satz 2 gilt entsprechend."

Eine entsprechende Regelung findet sich in § 35 a GmbHG. Durch die Umgestaltung der Vorschrift wurde jedoch nicht die Rechtslage geändert, sondern lediglich klargestellt, was schon bisher ständiger Rechtsprechung entsprach. Danach galten schon bislang auch E-Mails als Geschäftsbriefe mit der Folge, dass die Pflichtangaben wie Firmenname mit Rechtsform, Ort der Handelsregisterniederlassung, zuständiges Registergericht sowie Handelsregisternummern und Namen der Geschäftsführer enthalten sein müssen.

Es ist somit dringend anzuraten, die Email-Signaturen sämtlicher Mitarbeiter zu überprüfen und erforderlichenfalls anzupassen.