§ 18 DONot – Gegenstand der regelmäßigen Prüfung

(1) Gegenstand der regelmäßigen Prüfung ist die ordnungsgemäße Erledigung der Amtsgeschäfte der Notarin oder des Notars. Überprüft wird die Übereinstimmung der Amtsführung mit den Amtspflichten aus den anwendbaren Vorschriften, insbesondere der Bundesnotarordnung, dem Beurkundungsgesetz, dem Geldwäschegesetz und der Geldwäschegesetzmeldepflichtverordnung-Immobilien, der Verordnung über die Führung notarieller Akten und Verzeichnisse, den Richtlinien der Notarkammer nach § 67 Absatz 2 BNotO, dieser Dienstordnung sowie anderer landesrechtlicher Regelungen. Die sachliche, personelle und organisatorische Unabhängigkeit der Notarin oder des Notars ist zu berücksichtigen.

(2) Überprüft werden insbesondere folgende Gegenstände:

1. 1.

   Beanstandungen der letzten Prüfung;

2. 2.

   Führung der Akten und Verzeichnisse (§ 35 BNotO) einschließlich der Aktenvernichtung;

3. 3.

   Vorkehrungen zur Einhaltung der Mitwirkungsverbote (§ 28 BNotO; § 6);

4. 4.

   Amtssiegel und Signaturkarte (§§ 33, 34 BNotO; §§ 2, 14);

5. 5.

   Grundsatz der persönlichen Amtsausübung;

6. 6.

   Verpflichtung von Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und von Dienstleisterinnen und Dienstleistern (§§ 26, 26a BNotO, § 4);

7. 7.

   Beschäftigung juristischer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter (§ 25 BNotO);

8. 8.

   Verwahrung von Wertpapieren und Kostbarkeiten;

9. 9.

   Verwahrung von Geld;

10. 10.

    Auftreten in der Öffentlichkeit und Werbung (§ 29 BNotO; § 3; Richtlinie der Notarkammer);

11. 11.

    Fortbildung (§ 14 Absatz 6 BNotO);

12. 12.

    Maßnahmen nach dem Datenschutzrecht;

13. 13.

    Maßnahmen nach dem Geldwäscherecht;

14. 14.

    Nebentätigkeiten und Gesellschaftsbeteiligungen der Notarin oder des Notars (§§ 8, 14 Absatz 5 BNotO);

15. 15.

    gemeinsame Berufsausübung oder gemeinsame Geschäftsräume (§ 9 BNotO);

16. 16.

    Bestehen einer Haftpflichtversicherung (§ 19a BNotO);

17. 17.

    Anzeige von Vertretungen (§ 19 Absatz 5).

(3) Weiter werden in Form von Stichproben insbesondere folgende Gegenstände überprüft:

1. 1.

   Beachtung von Mitwirkungsverboten und Ausschließungsgründen (§§ 3, 6, 7 BeurkG);

2. 2.

   Feststellung der Beteiligten (§ 10 BeurkG);

3. 3.

   Feststellungen über die Geschäftsfähigkeit (§ 11 BeurkG);

4. 4.

   Nachweise für die Vertretungsberechtigung (§ 12 BeurkG);

5. 5.

   Beurkundungen außerhalb des Amtsbereichs oder Amtsbezirks (§§ 10a, 11 BNotO) einschließlich der Beachtung der örtlichen Beschränkung der Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation;

6. 6.

   Beachtung des § 17 Absatz 2a BeurkG;

7. 7.

   Beachtung der Makler- und Bauträgerverordnung;

8. 8.

   Verwendung von Maklerklauseln;

9. 9.

   Beachtung des Rechts der Allgemeinen Geschäftsbedingungen (§§ 305 ff. BGB);

10. 10.

    Vorlesen der Urkunde (§ 13 BeurkG);

11. 11.

    Urkundenvollzug (§ 53 BeurkG);

12. 12.

    Umgang mit bei der Notarin oder dem Notar verwahrten Erbverträgen (§ 351 FamFG; § 8);

13. 13.

    Belehrungspflichten und Belehrungsvermerke;

14. 14.

    Abwicklung von Treuhandaufträgen;

15. 15.

    Mitteilungspflichten der Notarin oder des Notars an Gerichte und Behörden;

16. 16.

    Wahrung der Unabhängigkeit und Unparteilichkeit, redliches Verhalten, Vermeidung des Anscheins der Abhängigkeit oder Parteilichkeit (§ 14 Absatz 1 bis 3 BNotO);

17. 17.

    Beachtung der Vermittlungs- und Gewährleistungsverbote (§ 14 Absatz 4 BNotO);

18. 18.

    Einhaltung der Urkundsgewährungspflicht (§ 15 Absatz 1 Satz 1 BNotO) einschließlich der Amtspflicht zur Vornahme von Urkundstätigkeiten mittels Videokommunikation;

19. 19.

    Einhaltung der Verschwiegenheitspflicht (§ 18 BNotO);

20. 20.

    Enthaltung von der Amtsausübung während Vertretungen (§ 44 Absatz 1 Satz 2 BNotO);

21. 21.

    berechtigtes Interesse beim Abruf von Grundbuchauszügen (§ 133a GBO).

(4) Soweit keine Prüfung durch eine Kasse erfolgt, werden Kostenberechnung und Kosteneinzug geprüft.