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§ 36 GemKVO
Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden (Gemeindekassenverordnung - GemKVO -)
Landesrecht Hessen

Fünfter Abschnitt – Buchführung → Dritter Titel – Tagesabschluss, Zwischenabschlüsse und Jahresabschluss

Titel: Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden (Gemeindekassenverordnung - GemKVO -)
Normgeber: Hessen
Amtliche Abkürzung: GemKVO
Gliederungs-Nr.: 331-21
gilt ab: 09.05.2006
Normtyp: Rechtsverordnung
gilt bis: 31.12.2011
Fundstelle: [keine Angabe]

§ 36 GemKVO – Aufbewahrung der Bücher und Belege (1)

(1) Red. Anm.:

Außer Kraft am 1. Januar 2012 durch § 49 der Verordnung i.d.F. vom 2. April 2006 (GVBl. I S. 134). Zur weiteren Anwendung s. § 36 der Verordnung vom 27. Dezember 2011 (GVBl. I S. 830).

(1) Die Bücher und Belege sind sicher und geordnet aufzubewahren. Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(2) Die Jahresrechnung ist dauernd aufzubewahren, bei automatisierten Verfahren in ausgedruckter Form. Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege sechs Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am ersten Januar des der Beschlussfassung über die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren.

(3) Werden die Bücher in visuell lesbarer Form geführt, können diese und die Belege nach Beschlussfassung über die Jahresrechnung oder den Jahresabschluss (§§ 114 und 114u der Hessischen Gemeindeordnung) auf optischen Speicherplatten oder auf Bildträgern aufbewahrt werden.

(4) Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert oder durch andere Verfahren ersetzt, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein.