Digitalisierung und Arbeitsrecht: Wichtige Änderungen ab 2025

25.04.2025 40 Mal gelesen
Arbeitsrecht 2025: wichtigste Neuerungen – digitale Verträge, elektronische Zeiterfassung & BEG IV. Bürokratieabbau, Prozessoptimierung, rechtssicheres Handeln.

Fortschreitende Digitalisierung im Arbeitsrecht - Das müssen Sie für 2025 wissen.

Das Arbeitsrecht befindet sich in einem stetigen Wandel, der besonders durch die Digitalisierung geprägt wird. 2025 werden mit dem Inkrafttreten des vierten Bürokratieentlastungsgesetzes (BEG IV) neue Maßstäbe gesetzt. Neben der Anhebung von gesetzlichem Mindestlohn und der Minijobgrenze bringt das BEG IV bedeutende Erleichterungen in Bezug auf Formvorschriften. Insbesondere durch Anpassungen im Nachweisgesetz soll die Bürokratie abgebaut und digitale Prozesse gefördert werden. 

Dieser Artikel bietet einen Überblick über die wesentlichen Änderungen und thematisiert bevorstehende Herausforderungen samt Handlungsmöglichkeiten. 

 

 

Wesentliche Änderungen für das Jahr 2025 mit Fokus auf das Nachweisgesetz

Besonderen Einfluss hat das BEG IV auf das Nachweisgesetz (NachwG). Bisher mussten die wesentlichen Bedingungen eines Arbeitsvertrags in Schriftform i.S.d. § 126 Bürgerliches Gesetzbuch (BGB) ausgehändigt werden. Seit dem 01.01.2025 ist nach § 2 Abs. 1 NachwG gestattet, dass diese wesentlichen Vertragsbedingungen in Textform i.S.d. § 126b BGB abgefasst und dem Arbeitnehmer elektronisch zur Verfügung gestellt werden. 

Wenn das Gesetz nur die „Textform“ verlangt, genügt eine lesbare Erklärung mit Nennung des Verfassers, die auf einem dauerhaften Datenträger gespeichert ist. Gem. § 126b BGB liegt ein dauerhafter Datenträger nur dann vor, wenn es sich um ein Medium handelt, das eine Speicherung über einen angemessenen Zeitraum hinweg ermöglicht. Wichtig ist, dass die Erklärung ohne Veränderungsmöglichkeit gespeichert werden kann. Auch die wiederholte Aufrufmöglichkeit ist wichtig. E-Mails und SMS genügen in der Regel diesen Anforderungen. Eine reine Bildschirmanzeige reicht hingegen nicht aus.

In § 2 Abs. 1 NachwG wird gefordert, dass das Dokument für den Arbeitnehmer zugänglich sein muss. Außerdem muss es gespeichert und ausgedruckt werden können. Zuletzt hat der Arbeitgeber den Arbeitnehmer mit der Übermittlung der elektronischen Dokumente aufzufordern, ihm einen Empfangsnachweis zu erteilen. Zu berücksichtigen ist, dass die Übermittlung individuell an den jeweiligen Arbeitnehmer erfolgen soll. Eine allgemeine Bekanntgabe genügt dafür nicht.

 

Achtung - hier werden die Formvorschriften nicht gelockert:

  • Wenn der Arbeitnehmer die schriftliche Aushändigung der wesentlichen Vertragsbedingungen verlangt, vgl. § 2 Abs. 1 S. 3 NachwG n.F.
  • Bei Unternehmen, die typischerweise von Schwarzarbeit betroffen sind, z.B. das Gaststättengewerbe. 
  • Bei Befristungsvereinbarungen, vgl. § 14 Abs. 4 Teilzeit- und Befristungsgesetz (TzBfG) - Ausnahme im Rahmen der Altersbefristung, § 41 Abs. 2 Sozialgesetzbuch (SGB) VI.

 

Neu ist auch: 

  • Arbeitszeugnisse dürfen nun in elektronischer Form i.S.d. § 126a BGB erteilt werden, sofern der Arbeitnehmer zustimmt (§ 630 S. 3 BGB). 

Voraussetzungen: Soll ein Arbeitszeugnis elektronisch erteilt werden, muss der Name im Dokument stehen und eine qualifizierte elektronische Signatur (QES) verwendet werden. Diese besonders sichere Signaturform ist EU-weit durch die eIDAS-Verordnung geregelt und kann die Schriftform nach § 126 Abs. 3 BGB ersetzen – sofern das Gesetz dies nicht ausschließt, wie es früher in § 630 S. 3 BGB der Fall war. Für die Nutzung einer QES ist eine vorherige Identitätsprüfung nötig, z. B. per Online-Ausweisfunktion (eID) oder ein Video-Ident-Verfahren. Das dafür erforderliche Zertifikat wird nur von offiziell zugelassenen Vertrauensdiensteanbietern (VDA) ausgestellt, die in der EU-Vertrauensliste abrufbar sind.

  • Änderungen gibt es ebenfalls beim Gesetz zum Elterngeld und zur Elternzeit (BEEG): Ab dem 01.05.2025 kann der Anspruch auf Eltern- und Teilzeit in Textform beantragt werden. 

Achtung: Für Eltern, die Kinder vor diesem Stichtag geboren haben, gilt weiterhin die Schriftform.

  • Auch bei der Arbeitnehmerüberlassung genügt künftig Textform, vgl. § 12 Gesetz zur Regelung der Arbeitnehmerüberlassung (AÜG).

 

 

Arbeitszeitflexibilisierung & Zeiterfassung im digitalen Wandel

Digitalisierung verändert nicht nur rechtliche Formerfordernisse, sondern auch die Gestaltung der Arbeitszeit. Besonders im Fokus stehen flexible Arbeitszeitmodelle – etwa im Homeoffice oder bei hybrider Arbeit – und die Frage der Arbeitszeiterfassung.

Zwar fehlt bislang eine gesetzlich konkret geregelte Pflicht zur Zeiterfassung, doch das Bundesarbeitsgericht (BAG) hat 2022 beschlossen, dass Arbeitgeber ein entsprechendes System einführen müssen (Beschluss vom 13.09.2022 – 1 ABR 22/21). Erfasst werden sollen nicht nur Überstunden, sondern auch der Beginn und das Ende der geleisteten Arbeitszeit. Grundlage ist eine unionsrechtskonforme Auslegung des § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz (ArbSchG), u.a. gestützt auf ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs (EuGH) vom 14.05.2019, Az C-55/18.

Zur Schaffung klarer Regeln liegt ein Referentenentwurf vor, der derzeit noch beraten wird. Aber Achtung: Dies bedeutet nicht, dass noch keine Pflicht zur systematischen Erfassung der Arbeitszeit besteht. Kleinbetriebe mit weniger als 10 Mitarbeitern sollen von dieser Pflicht ausgenommen sein. Außerdem soll Tarifpartnern ermöglicht werden, Ausnahmen von dieser Pflicht zu vereinbaren.

Das Ziel: mehr Transparenz, Schutz vor unbezahlten Überstunden und eine verlässliche Grundlage für flexible Arbeitszeitmodelle. 

 

 

Bürokratieabbau durch Digitalisierung

Die neuen Regelungen zielen darauf ab, Arbeitgeber von bürokratischem Aufwand zu entlasten. Digitale Arbeitsverträge, Nachweise und Arbeitszeitaufzeichnungen sparen Zeit, Kosten und Ressourcen. Arbeitnehmer profitieren von einer besseren Übersichtlichkeit. Auch wird die Arbeitszeitflexibilisierung durch die Einsichtmöglichkeiten durch ein Arbeitszeiterfassungssystem gefördert.

Gleichzeitig steigen die Anforderungen an Datenschutz und digitale Sicherheit. Unternehmen müssen sicherstellen, dass sensible Daten geschützt und gesetzeskonform verarbeitet werden.

 

Rechtliche Herausforderungen & Handlungsempfehlungen

Die Arbeitsrecht-Änderungen 2025 bieten Chancen, erfordern aber eine sorgfältige Umsetzung. Arbeitgeber sollten:

  • Bestehende Arbeitsverträge auf ihre Aktualität prüfen (u.a. zwecks Übersichtlichkeit)
     
  • Rechtskonforme digitale Zeiterfassungssysteme einführen
     
  • Datenschutzkonforme Mitarbeiterportale implementieren
     
  • Personalmanagement zu den neuen Anforderungen schulen
     

Auch Arbeitnehmer sollten sich mit den rechtlichen Grundlagen vertraut machen und überprüfen, ob sich der Arbeitgeber an die aktuelle Rechtslage anpasst.

 

Zusammenfassung für Änderungen im Arbeitsrecht 2025: 

Das Arbeitsrecht wurde 2025 spürbar an die fortschreitende Digitalisierung angepasst. Vor allem die gelockerten Formvorschriften zielen auf einen Abbau bürokratischer Hürden. Gleichzeitig stärkt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung nicht nur den Schutz der Beschäftigten, sondern schafft auch mehr Transparenz – und ebnet damit den Weg für flexible Arbeitszeitmodelle.

Dennoch gilt: Weniger Bürokratie bedeutet nicht den Wegfall aller Pflichten. Arbeitgeber und Arbeitnehmer müssen sich auf die neuen Anforderungen einstellen. Wer rechtssicher handeln möchte, sollte frühzeitig aktiv werden. Unsere Kanzlei unterstützt Sie dabei gerne – kompetent und praxisnah.

Kontaktieren Sie uns gerne telefonisch unter der Mobiltelefonnummer 04202 / 6 38 37 0 oder per E-Mail an info@rechtsanwaltkaufmann.de.

 

Dieser Artikel ist stark vereinfacht und dient lediglich zu Informationszwecken. Eine individuelle Beratung mit einem Rechtsanwalt ist zu empfehlen! 

 

Link zum Artikel “Änderungen im Arbeitsrecht 2025”:

 

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