Dienstwagen
1 Allgemein
Vom Arbeitgeber zur Verfügung gestelltes Fahrzeug.
Die Überlassung eines Dienstwagens auch zur privaten Nutzung stellt einen geldwerten Vorteil und Sachbezug dar. Sie ist steuer- und abgabenpflichtiger Teil des geschuldeten Arbeitsentgelts und damit Teil der Arbeitsvergütung (siehe dazu weiter unten). Die Gebrauchsüberlassung ist regelmäßig zusätzliche Gegenleistung für die geschuldete Arbeitsleistung. Sie ist so lange geschuldet, wie der Arbeitgeber Arbeitsentgelt leisten muss, und sei es ohne Erhalt einer Gegenleistung.
Die Nutzung des vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Dienstwagens/Firmenwagens wird zumeist in einer Vereinbarung bzw. dem Arbeitsvertrag geregelt, die auch eine Bestimmung über die private Nutzung bzw. die Nutzung bei fehlender Arbeitsleistung enthalten sollte.
Arbeitsvertragliche Regelungen, nach denen der Arbeitnehmer bei Beschädigungen des Fahrzeugs pauschal in Höhe der Selbstbeteiligung haftet, sind nach einem Urteil des BAG 05.02.2004 – 8 AZR 91/03 unzulässig.
2 Private Nutzung bei fehlender Arbeitsleistung
2.1 Grundsatz
Ist der Arbeitnehmer berechtigt, den Dienstwagen auch privat zu nutzen, besteht die Befugnis grundsätzlich auch in den Zeiträumen, in denen der Arbeitgeber zur Fortzahlung der Vergütung bzw. Entgeltfortzahlung verpflichtet ist.
Beispiele:
Mutterschutz (BAG 11.10.2000 – 5 AZR 240/99), Arbeitsunfähigkeit (aber nur während der Entgeltfortzahlung), Freistellung, Urlaub.
Aber: Sofern nach dem Arbeitsvertrag die private Nutzung zwar verboten ist, die Arbeitsvertragsparteien die private Nutzung aber dennoch einvernehmlich wollten und auch gelebt haben, so hat der Arbeitnehmer auch bei fehlender Arbeitsleistung, z.B. durch die Freistellung, einen Anspruch auf die private Nutzung. Die Tatsache, dass die Parteien ggf. einen Steuerbetrug begangen haben, hat keine Auswirkungen auf die arbeitsrechtliche Rechtslage!
Befindet sich der Arbeitnehmer in der Elternzeit, ist der Dienstwagen zurückzugeben.
2.2 Altersteilzeit
Die Frage, ob der Dienstwagen bei der Altersteilzeit in der Form des Blockmodells in der Freistellungsphase zurückzugeben ist, ist bisher in der Rechtsprechung nicht einheitlich entschieden:
Die Gestellung eines Dienstwagens zur privaten Nutzung ohne die Regelung einen Widerrufsvorbehalt oder einer andere Rücknahmemöglichkeit, ist eine unteilbare geldwerte Leistung, sodass sie bei Teilzeitbeschäftigten im Grundsatz voll zu erbringen ist (LAG Rheinland-Pfalz 12.03.2015 – 5 Sa 565/14).
Die Nutzung des Dienstwagens zur Hälfte ist nicht möglich. Während der Arbeitsphase hatte der Arbeitnehmer die volle Nutzungsmöglichkeit, sodass der Dienstwagen nach dem Ende der Arbeitsphase zurück zugeben ist (LAG Rheinland-Pfalz 14.04.2005 – 11 Sa 745/04).
3 Widerruf der privaten Nutzung
Der Widerruf der privaten Nutzung unterliegt folgenden Grundsätzen:
Ist die private Nutzung grundsätzlich zulässig und haben die Parteien den Widerruf der privaten Nutzung nicht vereinbart, kann die private Nutzungsmöglichkeit nicht einseitig vom Arbeitgeber widerrufen werden. Erforderlich ist eine Änderungsvereinbarung oder eine Änderungskündigung.
Der Widerruf der privaten Nutzung durch den Arbeitgeber kann vereinbart werden. Der jederzeitige und sachgrundlose Widerruf verstößt jedoch gegen das Recht der Allgemeinen Geschäftsbedingungen und ist unwirksam (BAG 19.12.2006 – 9 AZR 294/06).
Diese Rechtsprechung hat der BGH fortgeführt:
»Nach § 308 Nr. 4 BGB ist die Vereinbarung eines Widerrufsrechts zumutbar, wenn der Widerruf nicht grundlos erfolgen soll, sondern wegen der unsicheren Entwicklung der Verhältnisse als Instrument der Anpassung notwendig ist. Der Widerruf der privaten Nutzung eines Dienstwagens im Zusammenhang mit einer wirksamen Freistellung des Arbeitnehmers während der Kündigungsfrist ist zumutbar. Der Arbeitnehmer muss bis zum Kündigungstermin keine Arbeitsleistung erbringen, insbesondere entfallen Dienstfahrten mit dem Pkw (…). Ausgehend hiervon verknüpft die Klausel die dienstliche und private Nutzung in sachgerechter Weise« (BAG 12.02.2025 – 5 AZR 171/24).
Eine Allgemeine Geschäftsbedingung, nach der ein Arbeitnehmer einen auch privat nutzbaren Dienstwagen im Falle der Freistellung an den Arbeitgeber zurückgeben muss, ist wirksam. Die Interessenabwägung im Einzelfall kann dazu führen, dass der Arbeitgeber einen Dienstwagen nur unter Einräumung einer Auslauffrist zurückfordern darf (BAG 21.03.2012 – 5 AZR 651/10).
Sofern der Arbeitgeber die private Nutzung widerrechtlich untersagt hat, haben die Richter dem Arbeitnehmer einen Anspruch auf eine monatliche Nutzungsentschädigung in Höhe von 1 % des inländischen Listenpreises zuerkannt (BAG 19.12.2006 – 9 AZR 294/06).
Bezüglich der Rückforderung des Dienstwagens hat das BAG entschieden (BAG 14.12.2010 – 9 AZR 631/09), dass der Arbeitgeber »bei Nichteinhaltung einer Ankündigungsfrist nicht nach § 280 Abs. 1 Satz 1 BGB verpflichtet ist, dem Arbeitnehmer eine Nutzungsausfallentschädigung zu zahlen. Er hat jedoch den Schaden zu ersetzen, der dadurch entsteht, dass der Arbeitnehmer sich auf den Nutzungsentzug nicht rechtzeitig hat einstellen können: Das ist eine Art Verfrühungsschaden, der bei Einhaltung der Ankündigungsfrist hätte vermieden werden können.«
Ausdrücklich offengelassen hat das Gericht jedoch die Frage, welche Ankündigungsfrist als angemessen zu sehen ist.
Hinweis:
In dem Urteil LAG München 17.09.2019 – 7 Sa 802/18 hat das Gericht ausführlich zu den Anforderungen eines wirksamen Widerrufs Stellung genommen.
4 Entschädigung für die entgangene Privatnutzung
Sofern der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer rechtswidrig die Privatnutzung vorenthält, ist er schadensersatzpflichtig. Die Berechnung der Höhe des Schadensersatzes erfolgt wie folgt:
»Zur Berechnung ist eine Nutzungsausfallentschädigung auf der Grundlage der steuerlichen Bewertung der privaten Nutzungsmöglichkeit mit monatlich 1 % des Listenpreises des Kraftfahrzeugs im Zeitpunkt der Erstzulassung anerkannt (…). Das Landesarbeitsgericht hat zutreffend erkannt, dass der Klägerin der Schadensersatzanspruch nicht als Nettovergütung zusteht. Nach § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG ist die private Nutzung des Dienstwagens zu versteuern. Der Schadensersatzanspruch wegen der von der Beklagten zu vertretenden Unmöglichkeit dieses Naturallohnanspruchs tritt an dessen Stelle und ist steuerlich in gleicher Weise zu behandeln« (BAG 21.03.2012 – 5 AZR 651/10).
5 Entzug der Fahrerlaubnis
Zu den Auswirkungen des Entzugs der Fahrerlaubnis auf das Arbeitsverhältnis siehe den Beitrag »Personenbedingte Kündigung«.
6 Steuerrecht
6.1 Steuerwerter Vorteil
Die lohnsteuerliche Behandlung der Überlassung eines betrieblichen Kraftfahrzeugs an Arbeitnehmer ist in § 8 Absatz 2 Satz 2 bis 5 EStG sowie R 8.1 Absatz 9 und 10 LStR geregelt. Ergänzende Regelungen sind niedergelegt in den Hinweisen des BMF (LStH 2024 B. Anhänge Anhang 24 Rabatte und andere geldwerte Vorteile an Arbeitnehmer – IV. Fahrzeugüberlassung durch den Arbeitgeber).
Die private Nutzung des Dienstwagens ist ein steuerwerter Vorteil i.S.d. § 19 S. 1 Nr. 1 EStG und gemäß § 8 Abs. 2 Sätze 2 – 5 EStG i.V.m. § 6 Abs. 1 Nr. 4 EStG als Bestandteil des Einkommens zu versteuern. Dabei kann der Arbeitnehmer zwischen zwei Möglichkeiten wählen:
Versteuerung über eine Pauschale (1 %-Regelung):
Nach der 1 %-Regelung ist als Vorteil für jeden Kalendermonat 1 % des inländischen Listenpreises im Zeitpunkt der Erstzulassung zuzüglich der Kosten für Sonderausstattungen einschließlich der Umsatzsteuer anzusetzen.
Dabei werden 1 % des Bruttolistenpreises auf das Bruttoeinkommen des Arbeitnehmers hinzugerechnet.
Zu der Regelung für Elektrofahrzeuge sowie steuerlich diesen gleichgestellten Hybridfahrzeuge siehe § 6 Abs. 1 Nr. 4 Satz 2 und 3 EStG.
Voraussetzung der Anwendung der 1 %-Regelung ist, dass das Kfz zu mehr als 50 % betrieblich genutzt wird (BFH 15.05.2018 – X R 28/15).
Abrechnung über ein Fahrtenbuch:
Bei der Abrechnung über ein Fahrtenbuch werden alle dienstlichen und privaten Fahrten aufgeschrieben. Alle Kosten des Firmenwagens werden erfasst und auf diese Kosten aufgeteilt. Die Dokumentation umfasst Datum, Kilometerstand, Reiseziel und Fahrtroute. Der Arbeitgeber muss die Kosten für Wartung, Abschreibung und Versicherung ermitteln.
»Beide vom Gesetz vorgegebene Alternativen zur Ermittlung des geldwerten Vorteils aus der privaten Nutzung eines Firmenfahrzeugs regeln einheitlich und abschließend, welche Aufwendungen von dem gefundenen Wertansatz erfasst und in welchem Umfang die dem Steuerpflichtigen hieraus zufließenden Sachbezüge abgegolten werden (…) Als Spezialvorschriften zu § 8 Abs. 2 Satz 1 EStG sperren sie, soweit ihr Regelungsgehalt reicht, den Rückgriff auf die dort geregelte Bewertung von Sachbezügen im Übrigen.« (BFH 30.11.2016 – VI R 24/14).
Wird das Fahrtenbuch von dem Arbeitnehmer nicht ordnungsgemäß geführt, so ist die private Nutzung des Fahrzeugs mit der 1 %-Regelung zu versteuern. Die Beurteilung, ob das Fahrtenbuch ordnungsgemäß ist, obliegt in erster Linie der tatrichterlichen Würdigung des Finanzgerichts. Die Art und die Nutzung des Dienstwagens bei der Bewertung der Nutzungsvorteile bleiben grundsätzlich ebenso unberücksichtigt wie nachträgliche Änderungen des Fahrzeugwertes.
Ob der Arbeitnehmer den auf der allgemeinen Lebenserfahrung gründenden Beweis des ersten Anscheins (Anscheinsbeweis), dass dienstliche Fahrzeuge, die zu privaten Zwecken zur Verfügung stehen, auch tatsächlich privat nutzt, durch die substanziierte Darlegung eines atypischen Sachverhalts (Gegenbeweis) zu entkräften vermag, ist damit für die Besteuerung des Nutzungsvorteils unerheblich. Die belastbare Behauptung des Steuerpflichtigen, das betriebliche Fahrzeug nicht für Privatfahrten genutzt oder Privatfahrten ausschließlich mit anderen Fahrzeugen durchgeführt zu haben, genügt damit nicht, um die Besteuerung des Nutzungsvorteils auszuschließen. Davon kann nur abgesehen werden, wenn der Steuerpflichtige zur privaten Nutzung des betrieblichen Fahrzeugs nicht (länger) befugt ist (BFH 21.03.2013 – VI R 31/10).
Hinweis:
Die im Urteil BFH 21.04.2010 – VI R 46/08 vertretene Auffassung wurde ausdrücklich aufgegeben.
Voraussetzung der Anwendung der 1 %-Regelung ist, dass der Arbeitgeber seinem Arbeitnehmer tatsächlich einen Dienstwagen zur privaten Nutzung überlassen hat. Dafür nicht ausreichend ist die Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs für Fahrten zwischen Wohnung und Arbeitsstätte (BFH 06.10.2011 – VI R 56/10).
6.2 Gesellschafter-Geschäftsführer
Bei der privaten Nutzung eines betrieblichen Fahrzeugs durch den Gesellschafter-Geschäftsführer ist wie folgt zu unterscheiden (BFH 11.02.2010 – VI R 43/09):
Sachlohn und damit ein lohnsteuerlich erheblicher Vorteil ist immer dann anzusetzen, wenn der Gesellschafter-Geschäftsführer das betriebliche Fahrzeug nicht vertragswidrig privat nutzt, sondern sich auf eine im Anstellungsvertrag ausdrücklich zugelassene Nutzungsgestattung stützen kann.
Nutzt der Gesellschafter-Geschäftsführer hingegen den Betriebs-PKW ohne entsprechende Gestattung der Gesellschaft für private Zwecke, liegt eine verdeckte Gewinnausschüttung und kein Arbeitslohn vor.
Unterbindet der Arbeitgeber die unbefugte Nutzung durch den Arbeitnehmer (Gesellschafter-Geschäftsführer) nicht, kann dies sowohl durch das Beteiligungsverhältnis als auch durch das Arbeitsverhältnis veranlasst sein. Die Zuordnung bedarf dann der wertenden Betrachtung aller Gesamtumstände des Einzelfalls, bei der immer auch zu berücksichtigen ist, dass die »vertragswidrige« Privatnutzung auf einer vom schriftlich Vereinbarten abweichenden, mündlich oder konkludent getroffenen Nutzungs- oder Überlassungsvereinbarung beruhen und damit im Arbeitsverhältnis wurzeln kann.
6.3 Erwerb des Fahrzeugs durch den Arbeitnehmer
Erwirbt der Arbeitnehmer den von ihm genutzten Dienstwagen zu einem unter dem Wert des Fahrzeugs liegenden Preis, so ist nach dem Urteil BFH 17.06.2005 – VI R 84/04 die Differenz zwischen dem Kaufpreis und dem auf dem Markt zu erzielenden Preis des Fahrzeugs dem steuerpflichtigen Einkommen des Arbeitnehmers hinzuzurechnen.
7 Tanken bei Urlaub/Arbeit im Ausland
Sofern die Tankkarte des Arbeitgebers auf das Inland begrenzt ist, kann der Arbeitnehmer sich die Treibstoffkosten als Auslagen von dem Arbeitgeber ersetzen lassen. Dieser Auslagenersatz muss nicht zusätzlich versteuert werden, sondern ist von der 1 %-Regel erfasst.
8 Dienstwagen für im geringfügigen Beschäftigungsverhältnis tätige Ehepartner
Das FG Köln hat Betriebsausgaben für einen PKW anerkannt, der dem Ehegatten des Betriebsinhabers im Rahmen eines geringfügigen Ehegattenarbeitsverhältnisses (Geringfügige Beschäftigungsverhältnisse) auch zur uneingeschränkten privaten Nutzung überlassen worden war (FG Köln 27.09.2017 – 3 K 2547/16):
»Das zwischen den Klägern als Ehegatten vereinbarte geringfügige Beschäftigungsverhältnis unter Zurverfügungstellung eines Kraftfahrzeugs zur uneingeschränkten privaten Nutzung durch die Klägerin und Anrechnung dieses Nutzungsvorteils auf ihren Gehaltsanspruch stellt auch keinen Missbrauch steuerlicher Gestaltungsmöglichkeiten i.S.d. § 42 AO dar.«
9 Dienstwagen als Haushaltsgegenstand
Ein Dienstwagen, der einem Ehegatten zur privaten Nutzung überlassen wurde, kann ein Haushaltsgegenstand im Sinne des § 1361a BGB sein (OLG Zweibrücken 07.02.2020 – 2 UF 152/19).
