§ 101 SBG – Aufbewahrungsfrist; Abschluss von Personalakten

(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der Personalakten führenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. 1.

   wenn Beamtinnen oder Beamte ohne Versorgungsansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden sind, mit Ablauf des Jahres des Erreichens der Regelaltersgrenze, in den Fällen des § 24 Absatz 1 des Beamtenstatusgesetzes und des § 10 des Saarländischen Disziplinargesetzes jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger nicht mehr vorhanden sind,

2. 2.

   wenn Beamtinnen und Beamte ohne versorgungsberechtigte Hinterbliebene verstorben sind, mit Ablauf des Todesjahres,

3. 3.

   wenn nach den verstorbenen Beamtinnen und Beamten versorgungsberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungsverpflichtung entfallen ist. Zu den Hinterbliebenen gehören auch hinterbliebene eingetragene Lebenspartnerinnen und Lebenspartner.

(2) Unterlagen über Beihilfen sind drei Jahre, Unterlagen über Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erholungsurlaub, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Unterlagen über die Verordnung von Arzneimitteln und andere Unterlagen, aus denen die Art der Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, oder für Zwecke des § 96 Absatz 2 nicht mehr benötigt werden. In Zweitschrift oder Fotokopie vorgelegte Unterlagen können auch vernichtet werden.

(3) Versorgungsakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungszahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht vom zuständigen öffentlichen Archiv übernommen werden.

(5) Für automatisiert gespeicherte Personalaktendaten gelten die Absätze 1 bis 4, soweit sie nicht in Grund- und Teilakten bereits vorhanden sind. Im Übrigen sind sie - unbeschadet anderweitiger Vorschriften - zu löschen, wenn sie für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft nicht mehr benötigt werden. Für die Löschung von automatisiert gespeicherten Unterlagen über die Verordnung von Arzneimitteln und anderer Unterlagen, aus denen die Art der Erkrankung ersichtlich ist, gilt Absatz 2 Satz 2 entsprechend.