§ 52d LVwG – Elektronische Aktenführung und Vorgangsbearbeitung

(1) Akten der Gemeinden, Kreise und Ämter sowie der Körperschaften des öffentlichen Rechts ohne Gebietshoheit und rechtsfähige Anstalten und Stiftungen des öffentlichen Rechts, die der Aufsicht des Landes unterstehen, können ausschließlich elektronisch geführt werden. Die Vorgangsbearbeitung kann ausschließlich elektronisch erfolgen.

(2) Die obersten Landesbehörden führen ihre seit dem 1. Januar 2020 angelegten Akten elektronisch und bearbeiten ihre Vorgänge elektronisch. Die Landesbehörden im nachgeordneten Bereich führen ihre Akten spätestens ab 1. Januar 2023 elektronisch und bearbeiten ihre Vorgänge elektronisch. Der Zeitpunkt der Verpflichtung zur elektronischen Aktenführung in Verwaltungssachen bei den Gerichten, Staatsanwaltschaften und Justizbehörden richtet sich nach den Verpflichtungen aus den jeweiligen Verfahrensgesetzen. Ausnahmsweise können Teile einer Akte in Papierform geführt werden, wenn dies durch Rechtsvorschrift vorgeschrieben ist, eine Umwandlung aktenrelevanter Informationen in eine elektronische Form einen unverhältnismäßigen Aufwand darstellt oder soweit andere zwingende Gründe einer elektronischen Aktenführung entgegenstehen. Ein unverhältnismäßiger Aufwand besteht nicht, wenn für die Umwandlung ein zentraler Dienst des Landes (Standard IT-SH) oder ein Basisdienst gemäß § 12 EGovG zur Verfügung steht. Die elektronische Akte enthält in den Fällen gemäß Satz 4 einen Verweis auf die entsprechende Papierakte. Die Pflicht zur elektronischen Aktenführung und Vorgangsbearbeitung gilt nicht für Landrätinnen und Landräte, Bürgermeisterinnen und Bürgermeister der kreisfreien Städte, sofern sie als allgemeine untere Landesbehörde tätig werden und wichtige Gründe einer elektronischen Aktenführung entgegenstehen. Soweit Schulen als allgemeine untere Landesbehörden gelten, gilt Satz 2 für sie nicht. Im Landesrechnungshof und beim Präsidenten des Schleswig-Holsteinischen Landtages findet diese Regelung keine Anwendung. Diese Behörden können die Regelungen in ihrem Zuständigkeitsbereich jedoch für anwendbar erklären.

(3) Wird eine Akte elektronisch geführt, ist durch geeignete technisch-organisatorische Maßnahmen nach dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die Grundsätze ordnungsgemäßer Aktenführung sowie die Vorgaben der Verordnung (EU) 2016/679 sowie die ergänzenden Regelungen des Landesdatenschutzgesetzes eingehalten werden.