§ 96 LBG – Aufbewahrungsfristen

(1) Personalakten sind, soweit in den Absätzen 2 und 3 nichts anderes bestimmt ist, nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. 1.

   wenn die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungs- oder Altersgeldansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres, in dem die für Beamtinnen und Beamte geltende Regelaltersgrenze erreicht wird, in den Fällen des § 24 BeamtStG oder des § 8 LDG jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen und Versorgungsempfänger sowie mögliche Altersgeldempfängerinnen und Altersgeldempfänger nicht mehr vorhanden sind,

2. 2.

   wenn die Beamtin oder der Beamte ohne versorgungs- oder altersgeldberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres oder

3. 3.

   wenn nach dem Tod der Beamtin oder des Beamten versorgungs- oder altersgeldberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungs- oder Altersgeldverpflichtung entfallen ist.

(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge und Heilverfahren sind zehn Jahre, Unterlagen über Unterstützungen, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre und Unterlagen über Erholungsurlaub sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder im Falle einer elektronischen Speicherung unverzüglich zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden.

(3) Elektronisch gespeicherte Daten, die die Art einer Erkrankung erkennen lassen, sind ab dem in Absatz 2 Satz 2 genannten Zeitpunkt zu sperren und nach Ablauf der in Absatz 2 Satz 1 genannten Fristen zu löschen.

(4) Versorgungs- und Altersgeldakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungs- oder Altersgeldzahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(5) Die Personalakten sind nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist zu vernichten, sofern sie nicht von einem öffentlichen Archiv übernommen werden.