§ 85 BremBG – Verarbeitung personenbezogener Daten, Führung und Inhalt der Personalakten sowie Zugang zu Personalakten

(1) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerberinnen und Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie ehemalige Beamtinnen und Beamte nur verarbeiten, soweit dies im Rahmen der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft, insbesondere zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, einschließlich zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes erforderlich ist und dadurch schutzwürdige Belange der betroffenen Person nicht beeinträchtigt werden oder eine Rechtsvorschrift dies erlaubt.

(2) Die Erhebung medizinischer Daten aufgrund ärztlicher Untersuchungen zum Zweck der Eingehung eines Dienstverhältnisses ist nur zulässig, soweit dadurch die Eignung der Bewerberin oder des Bewerbers hierfür festgestellt wird. Die Erhebung psychologischer Daten zum Zwecke der Eingehung eines Dienstverhältnisses ist nur zulässig, soweit dies wegen der besonderen Anforderungen an die vorgesehene Tätigkeit erforderlich ist und vorhandene Unterlagen zur Beurteilung nicht ausreichen. Daten im Zusammenhang mit psychologischen Untersuchungen dürfen nur aufgrund von Untersuchungen durch eine Psychologin oder einen Psychologen mit staatlich anerkannter wissenschaftlicher Ausbildung erhoben werden. Es darf nur jeweils das Ergebnis der Untersuchung nach Satz 1 und 2 angefordert werden.

(3) Personenbezogene Daten, die vor der Eingehung eines Dienstverhältnisses erhoben wurden, sind unverzüglich zu löschen, sobald feststeht, dass ein Dienstverhältnis nicht zustande kommt, es sei denn, dass die betroffene Person zur Aufrechterhaltung ihrer oder seiner Bewerbung in die weitere Speicherung eingewilligt hat oder eine Rechtsvorschrift die Speicherung notwendig macht. Nach Beendigung eines Dienstverhältnisses sind personenbezogene Daten der betroffenen Person auf ihren oder seinen Antrag zu löschen, sobald feststeht, dass sie für die Abwicklung des Dienstverhältnisses nicht mehr benötigt werden und Rechtsvorschriften nicht entgegenstehen.

(4) Soweit Daten der Beamtinnen und Beamten im Rahmen der Durchführung von technischen und organisatorischen Maßnahmen gespeichert werden, dürfen sie nicht zu Zwecken der individuellen Verhaltens- oder Leistungskontrolle ausgewertet werden.

(5) Andere Unterlagen als Personalaktendaten dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Die Akte kann in Teilen oder vollständig elektronisch geführt werden. Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Vorgänge, die von Behörden im Rahmen der Aufsicht oder zur Rechnungsprüfung angelegt werden, Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten sowie Unterlagen über ärztliche und psychologische Untersuchungen, Behandlungen und Tests mit Ausnahme deren Ergebnisse. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(6) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Organisationseinheit geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur im Rahmen der Zweckbindung nach Absatz 1 und nur dann geführt werden, wenn die personalverwaltende Organisationseinheit nicht zugleich Beschäftigungsdienststelle ist oder wenn mehrere personalverwaltende Organisationseinheiten für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig elektronisch geführt, ist jeweils schriftlich oder elektronisch festzulegen, welche Teile in welcher Form geführt werden.

(7) Soweit Personalakten teilweise oder vollständig elektronisch geführt werden, werden Papierdokumente in elektronische Dokumente übertragen und in der elektronischen Form gespeichert. Dabei ist entsprechend dem Stand der Technik sicherzustellen, dass die elektronischen Dokumente bildlich und inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden. Nach der Übertragung in elektronische Dokumente sind die Papierdokumente zu vernichten, soweit ihre weitere Aufbewahrung nicht mehr aus rechtlichen Gründen oder zur Qualitätssicherung des Übertragungsvorgangs erforderlich ist.

(8) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies im Rahmen der Zweckbindung nach Absatz 1 erforderlich ist.

(9) Auf Verlangen ist der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten nach Abschnitt 4 der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung) (ABl. L 119 vom 4.5.2016, S. 1; ABl. L314 vom 22.11.2016, S. 72) Zugang zur Personalakte zu gewähren. Zugang haben ferner die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Beschäftigten, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen können. Jede Einsichtnahme nach Satz 1 und 2 ist aktenkundig zu machen.

(10) Eine Verwendung für andere Zwecke als die der Personalverwaltung und Personalwirtschaft liegt nicht vor, wenn Personalaktendaten ausschließlich für Zwecke der Datenschutzkontrolle verarbeitet werden. Gleiches gilt, soweit im Rahmen der Datensicherung oder der Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage eine nach dem Stand der Technik nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu vermeidende Kenntnisnahme von Personalaktendaten erfolgt.

(11) Die oberste Dienstbehörde kann abweichend von Absatz 8 einer anderen Stelle die Verarbeitung von personenbezogenen Daten als Auftragsverarbeiter nach Artikel 28 und 29 der Verordnung (EU) 2016/679 in der jeweils geltenden Fassung für die überwiegend automatisierte Erledigung von Aufgaben innerhalb der Zweckbindung nach Absatz 1 übertragen, soweit sie die Verrichtung technischer Hilfstätigkeiten durch überwiegend automatisierte Einrichtungen zur Vermeidung von Störungen im Geschäftsablauf des Dienstherrn oder zur Realisierung erheblich wirtschaftlicherer Arbeitsabläufe erforderlich sind.

(12) Die oberste Dienstbehörde erlässt Verwaltungsvorschriften über die Verarbeitung von Personalaktendaten und die Führung der Personalakten.