§ 9b ArchG LSA – Laufend aktualisierte Datenbestände in automatisierten Verfahren ohne Historisierungsfunktion

(1) An die Stelle der Anbietung und der Übergabe nach § 9 tritt bei Aufzeichnungen in solchen automatisierten Verfahren, die einer laufenden Aktualisierung unterliegen, die Pflicht, regelmäßig, jedoch höchstens jährlich einen aktuellen Datenbestand anzubieten und nach Feststellung der Archivwürdigkeit eine Kopie dieses Datenbestandes dem Landesarchiv Sachsen-Anhalt zu übergeben.

(2) Absatz 1 gilt nicht für Unterlagen

1. 1.

   im Sinne des § 9a Abs. 1 Nrn. 2 bis 6,

1. 2.

   die anstelle von Akten geführt werden und eine vollständige Historisierung aufweisen, indem sie

   1. a)

      im Datenbestand selbst alle Änderungen nachweisen oder

   1. b)

      einen vollständigen Änderungsnachweis bis zu einer Übernahme durch das Landesarchiv Sachsen-Anhalt außerhalb des Datenbestandes führen,

2. 3.

   die ausschließlich der Unterstützung der allgemeinen Bürotätigkeit, insbesondere der Textverarbeitung, Vorgangsverwaltung, Terminüberwachung und der Führung von Adress-, Telefon- oder vergleichbaren Verzeichnissen dienen, nur vorübergehend vorgehalten werden urid bei denen offensichtlich ist, dass die verarbeiteten Daten nicht archivwürdig sind, oder

3. 4.

   bei denen das Landesarchiv Sachsen-Anhalt allgemein oder im Einzelfall im Benehmen mit den in § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 genannten Stellen von der Übergabe eines kopierten aktuellen Datenbestandes abgesehen hat.

(3) Ob und in welchen zeitlichen Abständen, zu welchem Zeitpunkt und in welcher Form kopierte aktuelle Datenbestände oder Änderungsnachweise übergeben werden, legt das Landesarchiv Sachsen-Anhalt im Benehmen mit den in § 2 Abs. 1 Satz 1 Nr. 1 genannten Stellen fest.

(4) Stellt sich erst nach Übergabe eines kopierten aktuellen Datenbestandes oder eines Änderungsnachweises an das Landesarchiv Sachsen-Anhalt heraus, dass personenbezogene Daten betroffener Personen unzulässig gespeichert wurden oder die Voraussetzungen für die Erhebung in Ausübung von Befugnissen zur heimlichen Informationsbeschaffung nicht vorlagen, müssen diese Daten auf Antrag der betroffenen Personen oder auf Anzeige der abgebenden Stelle im Archivbestand gelöscht werden.