§ 87 ThürBG - Aussonderung von Personalakten, Löschung von Personalaktendaten

(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. 1.

   wenn die Beamten ohne Versorgungs- oder Altersgeldansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem sie die gesetzliche Altersgrenze erreichen, in den Fällen des § 24 BeamtStG und des § 8 ThürDG jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfänger oder Altersgeldberechtigte nicht mehr vorhanden sind,

2. 2.

   wenn die Beamten oder ehemaligen Beamten ohne versorgungs- oder altersgeldberechtigte Hinterbliebene verstorben sind, mit Ablauf des Todesjahres,

3. 3.

   wenn nach den verstorbenen Beamten versorgungs- oder altersgeldberechtigte Hinterbliebene vorhanden sind, mit Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungs- oder Altersgeldverpflichtung entfallen ist.

(2) Unterlagen über Beihilfen, Heilfürsorge, Heilverfahren, Unterstützungen, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre, Unterlagen über Erholungsurlaub sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden; davon ausgenommen sind die Dauerbelege nach § 82 Abs. 3 Satz 2. Die Rückgabe oder die Vernichtung von Arzneimittelverordnungen im Sinne des § 1 des Gesetzes über Rabatte für Arzneimittel erfolgt unverzüglich, sobald sie für die dort geregelten Zwecke nicht mehr benötigt werden, spätestens jedoch zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Arzneimittelverordnungen zur Beihilfeerstattung eingereicht wurden. Näheres regelt die nach § 72 Abs. 7 erlassene Rechtsverordnung.

(3) Versorgungs- oder Altersgeldakten sind zehn Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungs- oder Altersgeldzahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten dreißig Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist vernichtet, sofern sie nicht vom Staatsarchiv übernommen werden.

(5) Für im Wege des automatisierten Verfahrens gespeicherte Personalaktendaten gelten die Absätze 1 bis 4, soweit sie nicht in Grund- und Teilakten bereits vorhanden sind. Im Übrigen sind die für Zwecke der Personalverwaltung oder Personalwirtschaft verarbeiteten personenbezogenen Daten, unbeschadet anderweitiger Vorschriften, zu löschen, wenn sie nicht mehr benötigt werden.

(6) Elektronisch gespeicherte Beihilfebelege sind nach Unanfechtbarkeit des Beihilfebescheids zu sperren und fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem der Beihilfebescheid unanfechtbar geworden ist, für die Zwecke nach § 82 Abs. 2 und 3 zu speichern und anschließend zu löschen. Abweichend von Satz 1 sind elektronisch gespeicherte Dauerbelege nach § 82 Abs. 3 Satz 2 nicht zu sperren und erst dann zu löschen, wenn sie für den Zweck, zu dem sie gespeichert wurden, nicht mehr erforderlich sind.

(7) Nach § 81 Abs. 2 Satz 3 in Nebenakten enthaltene Personalaktendaten sind innerhalb eines Jahres nach Wegfall des Grundes für die Führung der Nebenakte zu vernichten oder zu löschen.