Bei der Wahl der Übermittlungsform einer Mitteilung geht es dem Absender in der Regel darum, später z. B. in einem Rechtsstreit nachweisen zu können, dass der Empfänger die Mitteilung auch erhalten hat.
Typisches Beispiel ist die Zusendung eines Kündigungsschreiben. Weitere Beispiele: Versendung einer Zahlungserinnerung, Übermittlung eines Angebotes als Bieter im Rahmen einer Ausschreibung. Der Nachweis, wann z. B. ein Kündigungsschreiben dem Empfänger zugegangen ist deshalb wichtig, weil erst mit Zugang des Schreiben die Kündigung ihre Wirkung entfaltet und mit dem Zugang häufig auch Fristen, in unserem Beispiel eben eine Kündigungsfrist, in Gang gesetzt werden. Der Zugang einer Zahlungserinnerung löst den Verzug des Schuldners aus.
Um bei unserem ersten Beispiel zu bleiben, hat der Absender sein Kündigungsschreiben per Einschreiben/Rückschein abgesandt. Anderthalb Wochen findet er seinen Brief, auf dessen Rückseite noch der Rückschein klebt, in seinem Briefkasten mit einem Vermerk, dass der Empfänger den Brief innerhalb der einwöchigen Lagerfrist nicht abgeholt habe. Was ist passiert? Der Postzusteller hat den Empfänger zu Hause nicht angetroffen und ihm eine Benachrichtigungskarte in seinen Briefkasten gelegt, dass für ihn beim zuständigen Postamt ein Brief zur Abholung bereitliege. Der Empfänger hat das Schreiben aber - vielleicht war er verreist oder lag im Krankenhaus - nicht abgeholt.
Damit aber ist das Kündigungsschreiben dem Empfänger nicht zugegangen und die Kündigung also nicht erfolgt. Der mögliche Einwand "Ist doch die Schuld des
Empfängers, er hätte das Schreiben doch abholen können oder durch eine andere Person abholen lassen" zählt nicht.
Im Beispiel mit der Ausschreibung könnte die nicht erfolgte Abholung durch den Empfänger zur Überschreitung der Ausschreibungsfrist führen und somit die
Teilnahme als Bieter am Ausschreibungsverfahren verhindern.
Kleine Abwandlung des Falls: Der Empfänger bestätigt, vom Absender einen Briefumschlag per Einschreiben mit Rückschein erhalten zu haben. Er wendet aber ein, dass sich in dem Umschlag ein anderes Schriftstück als das vom Absender behauptete oder sogar überhaupt kein Schriftstück befand.
Welche Alternativen gibt es?
- Dem Empfänger das Schreiben - ggf. im Beisein von Zeugen - persönlich aushändigen oder durch einen Boten aushändigen lassen und sich von ihm auf einer Kopie des Schreibens den Empfang quittieren lassen.
- Wenn für das zu übermittelnde Schreiben die Versendung als Brief nicht vorgeschrieben ist, ist die Übermittlung per E-Mail oder per Telefax eine gute
Alternative. Das Telefaxgerät sollte möglichst eine Kopie des übersandten Schriftstückes in seinen Sendebericht verkleinert einkopieren können. Den
Sendebericht als Nachweis gut aufbewahren.
- Sicherste Alternative, um den Zugang eines bestimmten Schriftstückes nachzuweisen, ist die Zustellung des Schriftstückes durch den zuständigen
Gerichtsvollzieher. Dieser fertigt eine Zustellungsurkunde, die mit einer Kopie des zuzustellenden Schriftstückes verbunden ist und in der das Datum und die
genaue Uhrzeit der Zustellung eingetragen sind.
- Ist im Rahmen eines Gerichtsverfahrens der Prozessgegner trotz intensiver Nachforschung nicht ausfindig zu machen, kann beim Gericht die sog. öffentliche
Zustellung beantragt werden.
Fazit:
Die Versendung eines Briefes als Einschreiben/Rückschein ist nicht sicherer als andere Übersendungsmethoden. Ist die Übermittlung als Brief nicht
vorgeschrieben, sind E-Mail-Versand und Fax gute Alternativen. Wenn der Empfänger in einem Gerichtsverfahren trotz intensiver Nachforschung nicht auffindbar ist, besteht die Möglichkeit der öffentlichen Zustellung.
