§ 85 HmbBG, Inhalt der Personalakten sowie Zugang zu Personalakten

§ 85 HmbBG
Hamburgisches Beamtengesetz (HmbBG)
Landesrecht Hamburg

Abschnitt 6 – Rechtliche Stellung im Beamtenverhältnis → 5. – Personalakten (§ 50 BeamtStG)

Titel: Hamburgisches Beamtengesetz (HmbBG)
Normgeber: Hamburg
Amtliche Abkürzung: HmbBG
Gliederungs-Nr.: 2030-1
Normtyp: Gesetz

(1) Der Dienstherr darf personenbezogene Daten über Bewerberinnen und Bewerber, Beamtinnen und Beamte sowie ehemalige Beamtinnen und Beamte nur erheben, soweit dies zur Begründung, Durchführung, Beendigung oder Abwicklung des Dienstverhältnisses oder zur Durchführung organisatorischer, personeller und sozialer Maßnahmen, insbesondere auch zu Zwecken der Personalplanung und des Personaleinsatzes, erforderlich ist oder eine Rechtsvorschrift oder eine Vereinbarung nach § 93 Absatz 1 des Hamburgischen Personalvertretungsgesetzes vom 8. Juli 2014 (HmbGVBl. S. 299) in der jeweils geltenden Fassung dies erlaubt. Fragebogen, mit denen solche personenbezogenen Daten erhoben werden, bedürfen der Genehmigung durch die oberste Dienstbehörde.

(2) Andere Unterlagen als Personalaktendaten dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. Die Personalakte kann in Teilen oder vollständig elektronisch geführt werden, eine dem Datenschutz entsprechende Verarbeitung im Rahmen der jeweiligen Zweckbindung ist durch geeignete technische und organisatorische Maßnahmen sicherzustellen. Kein Bestandteil sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Vorgänge, die von Behörden im Rahmen der Aufsicht oder zur Rechnungsprüfung angelegt werden, Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten sowie Unterlagen über ärztliche und psychologische Untersuchungen und Tests mit Ausnahme deren Ergebnisse. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(3) Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Organisationseinheit geführt werden. Nebenakten (Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Organisationseinheit nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Organisationseinheiten für die Beamtin oder den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Wird die Personalakte nicht vollständig in Schriftform oder vollständig elektronisch geführt, ist schriftlich festzulegen, welche Teile in welcher Form geführt werden.

(4) Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist.

(5) Auf Verlangen ist der oder dem behördlichen Datenschutzbeauftragten nach § 10a des Hamburgischen Datenschutzgesetzes (HmbDSG) vom 5. Juli 1990 (HmbGVBl. S. 133, 165, 226), zuletzt geändert am 17. Februar 2009 (HmbGVBl. S. 29, 33), in der jeweils geltenden Fassung Zugang zur Personalakte zu gewähren. Zugang haben ferner die mit Angelegenheiten der Innenrevision beauftragten Beschäftigten, soweit sie die zur Durchführung ihrer Aufgaben erforderlichen Erkenntnisse nur auf diesem Weg und nicht durch Auskunft aus der Personalakte gewinnen können. Jede Einsichtnahme nach Satz 2 ist aktenkundig zu machen.

(6) Eine Verwendung von Personalaktendaten im Sinne von § 50 Satz 4 BeamtStG liegt nicht vor, sofern eine nach Absatz 4 oder § 89 zugangs-, vorlage- oder auskunftsberechtigte Stelle die bei ihr erhobenen oder ihr übermittelten Personalaktendaten mit dem Ziel auswertet, das Ergebnis anonymisiert anderen datenverarbeitenden Stellen oder Dritten für deren Zwecke, insbesondere für Statistik- und Berichtszwecke zur Verfügung zu stellen oder hierfür zum Abruf vorzuhalten. Eine Verwendung für andere als die in § 50 Satz 4 BeamtStG genannten Zwecke liegt nicht vor, wenn Personalaktendaten ausschließlich für Zwecke der Datenschutzkontrolle verwendet werden. Gleiches gilt, soweit im Rahmen der Datensicherung oder der Sicherung des ordnungsgemäßen Betriebes einer Datenverarbeitungsanlage eine nach dem Stand der Technik nicht oder nur mit unverhältnismäßigem Aufwand zu vermeidende Kenntnisnahme von Personalaktendaten erfolgt.

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