Verordnung des Innenministeriums über die Haushaltswirtschaft der Gemeinden (Gemeindehaushaltsverordnung - GemHVO)
SIEBTER ABSCHNITT – Buchführung und Inventar
§ 36 GemHVO – Bücher, Belege
(1) Die Buchungen sind in zeitlicher Ordnung (Journal) und in sachlicher Ordnung (Hauptbuch) vorzunehmen. Bei DV-Buchführung müssen Auswertungen in zeitlicher und sachlicher Ordnung möglich sein. Es können Vor- und Nebenbücher geführt werden, deren Ergebnisse zeitnah in das Journal und das Hauptbuch übernommen werden. Die Ergebnisse sind spätestens zum Ende des Haushaltsjahres zu übernehmen.
(2) Die Buchung im Journal umfasst mindestens
- 1.
ein eindeutiges fortlaufendes Ordnungsmerkmal,
- 2.
den Tag der Buchung,
- 3.
ein Identifikationsmerkmal, das die Verbindung mit der sachlichen Buchung herstellt und
- 4.
den Betrag.
Der Tag der Buchung kann von dem Tag abweichen, an dem die Zahlung nach den öffentlich-rechtlichen oder zivilrechtlichen Vorschriften als bewirkt gilt.
(3) Das Hauptbuch enthält die für die Aufstellung der Ergebnisrechnung, der Finanzrechnung und der Bilanz erforderlichen Sachkonten.
(4) Buchungen müssen durch Kassenanordnungen und Auszahlungsnachweise sowie Unterlagen, aus denen sich der Grund der Buchung ergibt (begründende Unterlagen), belegt sein. Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern ermöglichen.
