Verordnung des Sächsischen Staatsministeriums des Innern über die Kassen- und Buchführung der Kommunen (Sächsische Kommunale Kassen- und Buchführungsverordnung - SächsKomKBVO)
Abschnitt 1 – Aufgaben und Organisation der Gemeindekasse
§ 6 SächsKomKBVO – Automatisierte Verfahren
(1) Werden für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs, die Buchführung und die Aufbewahrung von Büchern, Inventar und Belegen automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sichergestellt sein, dass
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geeignete, gemäß § 87 Absatz 2 der Sächsischen Gemeindeordnung fachlich geprüfte und freigegebene Programme eingesetzt werden,
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die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,
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jeweils bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen nachvollziehbar dokumentiert ist, wer zu welcher Zeit welche Daten eingegeben oder verändert hat,
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in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
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die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
- 6.
die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen auch nach Änderung oder Ablösung der eingesetzten Programme und Verfahren verfügbar sind und jederzeit in angemessener Frist lesbar gemacht werden können und bei beleglosen Verfahren maschinell auswertbar sind,
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die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben,
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Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,
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elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind und
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der Tätigkeitsbereich "Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren", die fachliche Sachbearbeitung und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.
(2) Der Bürgermeister regelt das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren sowie deren Sicherung und Kontrolle.
