§ 101a NBG – Personalakten ⁽¹⁾

(1) ¹Über jeden Beamten ist eine Personalakte zu führen; sie ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. ²Zur Personalakte gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten Daten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen; andere Unterlagen dürfen in die Personalakte nicht aufgenommen werden. ³Nicht Bestandteil der Personalakte sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, sowie Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. ⁴Kindergeldakten können mit Besoldungs- oder Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und in einer von der übrigen Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden.

(2) ¹§ 101 Abs. 3 und 4 ist auch auf bereits im öffentlichen Dienst beschäftigte Bewerber anzuwenden. ²Unterlagen über psychologische Untersuchungen und Tests, die in Bewerbungs- und Besetzungsverfahren durchgeführt wurden, sind nicht Bestandteil der Personalakte.

(3) ¹Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verarbeitet werden, sofern der Beamte nicht in die Verarbeitung für andere Zwecke eingewilligt hat. ²§ 10 Abs. 3 und 4 NDSG bleibt unberührt.

(4) ¹Die Personalakte kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert werden. ²Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. ³Ist die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde oder sind mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig, so dürfen Nebenakten (Unterlagen, deren Inhalt sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befindet) als weitere Personalakte geführt werden; die Nebenakten dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist.

(5) ¹Zugang zur Personalakte dürfen nur Beschäftigte haben, die von der zuständigen Stelle mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind. ²Sie dürfen die Daten der Personalakten nur verarbeiten, soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist. ³Die Sätze 1 und 2 gelten auch für automatisierte Abrufverfahren.