§ 28 KommHVO – Sicherheitsstandards

(1) Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sicherzustellen, ist von der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister eine Dienstanweisung unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen.

(2) Die Dienstanweisung nach Absatz 1 muss hinreichend bestimmt sein und mindestens Bestimmungen enthalten über:

1. 1.

   Aufbau- und Ablauforganisation mit Festlegungen über:

   1. 1.1

      sachbezogene Verantwortlichkeiten,

   2. 1.2

      schriftliche Unterschriftsbefugnisse oder elektronische Signaturen mit Angabe von Form und Umfang,

   3. 1.3

      zentrale oder dezentrale Erledigung der Zahlungsabwicklung mit Festlegung eines Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit,

   4. 1.4

      Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung sowie die Identifikation von Buchungen,

   5. 1.5

      die Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss,

   6. 1.6

      die Behandlung von Kleinbeträgen,

   7. 1.7

      Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen der Gemeinde,

   8. 1.8

      Mahn- und Vollstreckungsverfahren,

   9. 1.9

      Belegdurchlauf,

2. 2.

   den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung mit Festlegungen über:

   1. 2.1

      die Freigabe von Verfahren,

   2. 2.2

      Berechtigungen im Verfahren,

   3. 2.3

      Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen,

   4. 2.4

      Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung,

   5. 2.5

      Nachprüfbarkeit von elektronischen Signaturen,

   6. 2.6

      Sicherung und Kontrolle der Verfahren,

   7. 2.7

      die Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung,

3. 3.

   die Verwaltung der Zahlungsmittel mit Festlegungen über:

   1. 3.1

      Einrichtung von Bankkonten,

   2. 3.2

      Unterschriften von zwei Beschäftigten im Bankverkehr,

   3. 3.3

      Aufbewahrung, Beförderung und Entgegennahme von Zahlungsmitteln durch Beschäftigte und Automaten,

   4. 3.4

      Einsatz von Geldkarte, Debitkarte oder Kreditkarte sowie Schecks,

   5. 3.5

      Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel,

   6. 3.6

      Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung,

   7. 3.7

      die durchlaufende Zahlungsabwicklung,

4. 4.

   die Sicherheit und Überwachung der Buchhaltung mit Festlegungen über:

   1. 4.1

      ein Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion,

   2. 4.2

      die Sicherheitseinrichtungen,

   3. 4.3

      die Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und Zahlungsabwicklung,

   4. 4.4

      regelmäßige und unvermutete Prüfungen,

   5. 4.5

      die Beteiligung der Rechnungsprüfung und der Kassenaufsicht,

5. 5.

   die sichere Verwahrung und die Verwaltung von Wertgegenständen sowie von sonstigen Unterlagen.