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§ 12 GemKVO Doppik
Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden im Land Sachsen-Anhalt nach den Grundsätzen der Doppik (Gemeindekassenverordnung Doppik - GemKVO Doppik)
Landesrecht Sachsen-Anhalt

Abschnitt 2 – Vorgangsanordnungen

Titel: Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden im Land Sachsen-Anhalt nach den Grundsätzen der Doppik (Gemeindekassenverordnung Doppik - GemKVO Doppik)
Normgeber: Sachsen-Anhalt
Amtliche Abkürzung: GemKVO Doppik
Gliederungs-Nr.: 2020.65
Normtyp: Rechtsverordnung

§ 12 GemKVO Doppik – Automatisiertes Verfahren

(1) Werden für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Buchführung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Aufbewahrung von Büchern und Belegen automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sichergestellt sein, dass

  1. 1.
    geeignete, fachlich geprüfte (zertifizierte) und freigegebene Verfahren eingesetzt werden; sie müssen dokumentiert, durch unabhängige Stellen zertifiziert und vom Bürgermeister freigegeben sein,
  2. 2.
    die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,
  3. 3.
    nachvollziehbar dokumentiert ist, wer wann welche Daten eingegeben oder verändert hat,
  4. 4.
    in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
  5. 5.
    die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
  6. 6.
    die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,
  7. 7.
    die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben,
  8. 8.
    Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,
  9. 9.
    elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind,
  10. 10.
    die in Nummer 2 genannten Tätigkeitsbereiche gegeneinander und vom Tätigkeitsbereich "Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren" abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.

Der Bürgermeister regelt das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren, deren Sicherung und Kontrolle.

(2) Je nach Art des automatisierten Verfahrens ist anstelle der Feststellung nach § 11 Abs. 1 zu bescheinigen, dass die dem Verfahren zugrunde gelegten Daten sachlich und rechnerisch richtig und vollständig ermittelt und erfasst und mit den gültigen Programmen ordnungsgemäß verarbeitet wurden und die Datenausgabe vollständig und richtig ist. § 11 Abs. 2 gilt entsprechend.