§ 5 GemKVO – Einrichtung und Geschäftsgang der Gemeindekasse

(1) Die Gemeindekasse ist so einzurichten, dass

1. 1.

   sie ihre Aufgaben ordnungsgemäß und wirtschaftlich erledigen kann,

2. 2.

   für die Sicherheit der Beamten und Arbeitnehmer vor Überfällen angemessen gesorgt ist,

3. 3.

   Datenverarbeitungseinrichtungen und -systeme, Automaten für den Zahlungsverkehr und andere technische Hilfsmittel nicht unbefugt benutzt werden können und

4. 4.

   die Zahlungsmittel, die zu verwahrenden Wertgegenstände, die Bücher und Belege sicher aufbewahrt werden können.

(2) Zahlungsverkehr und Buchführung sollen nicht von denselben Beamten und Arbeitnehmern wahrgenommen werden.

(3) ¹Ist die Gemeindekasse ständig mit mehr als einer Person besetzt, sind Überweisungsaufträge, Abbuchungsaufträge und-vollmachten, Schecks und ähnliche Dokumente des Zahlungsverkehrs, die zur Veränderung der Bestände der Einrichtungen für den Zahlungsverkehr führen, von zwei Personen zu unterzeichnen. ²Beim Einsatz automatisierter Verfahren können die Unterschriften in Form elektronischer Signaturen geleistet werden. ³Der Bürgermeister bestimmt die Einzelheiten, insbesondere im Hinblick auf die erforderliche Sicherheit.

(4) ¹Sendungen, die an die Gemeindekasse gerichtet sind, sind ihr ungeöffnet zuzuleiten. ²Zahlungsmittel und Wertsendungen, die bei einer anderen Dienststelle der Gemeinde eingehen, sind unverzüglich an die Gemeindekasse weiterzuleiten.

(5) Werden für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Buchführung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Aufbewahrung von Büchern und Belegen automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sichergestellt werden, dass

1. 1.

   geeignete fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden,

2. 2.

   die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,

3. 3.

   nachvollziehbar dokumentiert ist, welche Personen an welchen Tagen welche Daten eingegeben oder verändert haben,

4. 4.

   in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,

5. 5.

   die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,

6. 6.

   die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,

7. 7.

   die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen verfügbar bleiben,

8. 8.

   Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,

9. 9.

   elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind,

10. 10.

    der Tätigkeitsbereich "Verwaltung von Informationssystemen und automatisierter Verfahren", die fachliche Sachbearbeitung und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür jeweils Verantwortlichen bestimmt sind.

(6) Der Bürgermeister regelt das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren, deren Sicherung und Kontrolle.