§ 29 GemHVO – Sicherheitsstandards

(1) Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sicherzustellen, ist von der Bürgermeisterin oder dem Bürgermeister eine Dienstanweisung unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen.

(2) Die Dienstanweisung nach Absatz 1 muss hinreichend bestimmt sein und mindestens Bestimmungen enthalten über:

1. 1.

   die Aufbau- und Ablauforganisation mit Festlegungen über:

   1. a)

      die sachbezogenen Verantwortlichkeiten,

   2. b)

      die schriftlichen Unterschriftsbefugnisse oder die elektronischen Signaturen mit Angabe von Form und Umfang,

   3. c)

      die zentrale oder dezentrale Erledigung der Zahlungsabwicklung mit Festlegung einer oder eines Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit,

   4. d)

      die Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung sowie die Identifikation von Buchungen,

   5. e)

      die tägliche Abstimmung der Finanzmittelkonten mit Ermittlung der Liquidität,

   6. f)

      die Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss,

   7. g)

      die Behandlung von Kleinbeträgen,

   8. h)

      die Stundung, die Niederschlagung und den Erlass von Ansprüchen der Gemeinde,

   9. i)

      das Mahn- und Vollstreckungsverfahren mit Festlegung einer zentralen Stelle,

   10. j)

       den Belegdurchlauf,

2. 2.

   den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung mit Festlegungen über:

   1. a)

      die Freigabe von Verfahren,

   2. b)

      die Berechtigungen im Verfahren,

   3. c)

      die Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen,

   4. d)

      die Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung,

   5. e)

      die Nachprüfbarkeit von elektronischen Signaturen,

   6. f)

      die Sicherung und Kontrolle der Verfahren,

   7. g)

      die Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung,

3. 3.

   die Verwaltung der Zahlungsmittel mit Festlegungen über:

   1. a)

      die Einrichtung von Bankkonten,

   2. b)

      die Unterschriften von zwei Bediensteten im Bankverkehr,

   3. c)

      die Aufbewahrung, Beförderung und Entgegennahme von Zahlungsmitteln durch Beschäftigte und Automaten,

   4. d)

      den Einsatz von Geldkarten, Debitkarten oder Kreditkarten sowie Schecks,

   5. e)

      die Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel,

   6. f)

      die Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung,

   7. g)

      die durchlaufende Zahlungsabwicklung,

4. 4.

   die Sicherheit und Überwachung der Buchhaltung mit Festlegungen über:

   1. a)

      das Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion,

   2. b)

      die Sicherheitseinrichtungen,

   3. c)

      die Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und Zahlungsabwicklung,

   4. d)

      die regelmäßigen und unvermuteten Prüfungen,

   5. e)

      die Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung und der Kassenaufsicht,

5. 5.

   die sichere Verwahrung und die Verwaltung von Wertgegenständen sowie von sonstigen Unterlagen (Verwahrgelass).

(3) Bedienstete, denen die Zahlungsabwicklung obliegt, können mit der Stundung, der Niederschlagung und dem Erlass von gemeindlichen Ansprüchen beauftragt werden, wenn dies der Verwaltungsvereinfachung dient und eine ordnungsgemäße Erledigung gewährleistet ist.