Art. 100a BayBG – Begriff, Inhalt und Zweckbestimmung sowie Gliederung und Gestaltung von Personalakten ⁽¹⁾

(1) ¹Über jeden Beamten ist ein Personalakt zu führen; er ist vertraulich zu behandeln und vor unbefugter Einsicht zu schützen. ²Zum Personalakt gehören alle Unterlagen einschließlich der in Dateien gespeicherten, die den Beamten betreffen, soweit sie mit seinem Dienstverhältnis in einem unmittelbaren inneren Zusammenhang stehen (Personalaktendaten); andere Unterlagen dürfen in den Personalakt nicht aufgenommen werden. ³Personalaktendaten dürfen nur für Zwecke der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft verwendet werden, es sei denn, der Beamte willigt in die anderweitige Verwendung ein. ⁴Nicht Bestandteil des Personalakts sind Unterlagen, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten. ⁵Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese vom übrigen Personalakt getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit bearbeitet werden; § 35 des Ersten Buchs Sozialgesetzbuch und die §§ 67 bis 78 des Zehnten Buchs Sozialgesetzbuch bleiben unberührt.

(2) ¹Der Personalakt kann nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakt und Teilakten gegliedert werden. ²Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. ³Nebenakten (Unterlagen, die sich auch im Grundakt oder in Teilakten befinden) dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für den Beamten zuständig sind; sie dürfen nur solche Unterlagen enthalten, deren Kenntnis zur rechtmäßigen Aufgabenerledigung der betreffenden Behörde erforderlich ist. ⁴In den Grundakt ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen.

(3) Zugang zum Personalakt dürfen nur Beschäftigte haben, die im Rahmen der Personalverwaltung mit der Bearbeitung von Personalangelegenheiten beauftragt sind, und nur soweit dies zu Zwecken der Personalverwaltung oder der Personalwirtschaft erforderlich ist; dies gilt auch für den Zugang im automatisierten Abrufverfahren.