Eine Personalakte bündelt alle wichtigen Informationen zum betreffenden Mitarbeiter - neben der Hauptakte mit den berufs-, firmen- und positionsbezogenen Daten gibt es meist noch Nebenakten beispielsweise mit Urlaubs- und Krankheitsstatistiken. Zumindest aber die Stammdaten sind in jedem Unternehmen abgelegt.
Gut geführte Personalakten enthalten neben den Stammdaten auch Korrespondenzen, Leistungsbeurteilungen, Zielvereinbarungen, die eingereichten Bewerbungsunterlagen, Nachweise über Weiterbildungen sowie ggf. Notizen über Fähigkeiten und Arbeitsverhalten.
Arbeitnehmer müssen keinen Grund für ihren Wunsch nach Einsicht in die Personalakte nennen. Sie dürfen dies auch während ihrer Arbeitszeit verlangen, ohne dass die dafür verwendete Zeit nachgearbeitet werden muss. Das Entwenden von Unterlagen aus der Akte ist natürlich streng verboten. Meist erfolgt die Einsicht daher auch im Beisein eines Mitarbeiters der Personalabteilung. Es ist aber durchaus erlaubt, Kopien aus der Akte anzufertigen und sich Notizen zu machen.
Wichtig: Jeder Angestellte darf nur Einsicht in seine eigene Personalakte nehmen und nicht in die Akten seiner Kollegen. Dies dürfen nur direkte Vorgesetzte, Firmeninhaber und der Geschäftsführer. Selbst Mitarbeiter der Personalabteilung und der Lohnbuchhaltung haben nur eingeschränkte Einblickrechte. So dürfen sie nur jene Daten einsehen, die sie für ihre Tätigkeit auch wirklich benötigen. Außerdem besteht über den Inhalt der Personalakte absolute Schweigepflicht.
Unser Tipp: Wenn Ihr Arbeitgeber Ihnen die Einsicht in Ihre Personalakte verweigert, melden Sie sich in unserer Kanzlei.
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