Personalakte
§ 3 Abs. 5 TVöD
§ 3 Abs. 6 TV-L
ZDPersAV
Beamtengesetze der Länder
1. Allgemein
Inhalt einer Personalakte können alle Dokumente sein, die einen Bezug zu dem Arbeitsverhältnis aufweisen und an deren Aufnahme eine der Parteien des Arbeitsverhältnisses ein Interesse hat. Begrenzt wird das Recht des Arbeitgebers zur Aufnahme von Inhalten durch das Recht des Arbeitnehmers auf den Schutz seiner Privatsphäre.
Wird eine Personalakte geführt, hat der Arbeitgeber dafür zu sorgen, dass andere Arbeitnehmer bzw. sonstige Personen nicht unberechtigt Einblick in diese Akte nehmen können. Grundsätzlich sollten nur die mit der Personalarbeit betrauten Mitarbeiter Zugriff erhalten. Daneben sind besonders vertrauliche Informationen zusätzlich zu sichern.
Sofern in die Personalakte sensible Gesundheitsdaten aufgenommen werden, sind diese gesondert vor einer unbefugten Kenntnisnahme zu sichern. Dies kann z.B. durch die Aufbewahrung in einem verschlossenen Umschlag geschehen (BAG 12.09.2006 - 9 AZR 271/06).
Der Arbeitnehmer hat keinen Anspruch darauf, dass der Arbeitgeber die Seiten der Personalakte durchnummeriert (BAG 16.10.2007 - 9 AZR 110/07). Hintergrund der Klage war, dass durch die Nummerierung das "Verschwindenlassen" von Inhalten im Konfliktfall von dem Arbeitnehmer leichter beweisbar ist.
2. Recht auf Einsichtnahme in der Privatwirtschaft
Das Rechts auf Einsicht in die Personalakte ist nur für einzelne Berufsgruppen gesetzlich geregelt. Es wird ergänzt durch allgemeine arbeitsrechtliche Grundsätze sowie die höchstrichterliche Rechtsprechung. In Betrieben, die dem Betriebsverfassungsgesetz unterliegen, bestimmt § 83 BetrVG das Recht auf Einsicht in die Personalakte, das durch das in § 82 BetrVG aufgeführte Anhörungsrecht ergänzt wird.
Der Arbeitnehmer selbst ist jederzeit während der Arbeitszeit und auch ohne das Vorliegen eines Grundes berechtigt, Einsicht in seine Personalakte zu nehmen und Abschriften anzufertigen. Sollten diese länger dauern, so sind sie außerhalb der Arbeitszeit anzufertigen. Der Arbeitgeber ist nicht verpflichtet, Kopien aus der Personalakte für den Arbeitnehmer anzufertigen, der Arbeitnehmer ist aber berechtigt, Kopien auf seine Kosten anzufertigen. Sofern neben einer Hauptakte den Mitarbeiter betreffende Schriftstücke u.Ä. an anderen Orten aufbewahrt werden, hat die Personalakte dahin gehende Hinweise zu enthalten.
Die Einsichtnahme kann auch auf einen Bevollmächtigten übertragen werden, den der Arbeitgeber nur aus betrieblichen Gründen zurückweisen darf.
Dabei besteht das Recht auf Einsichtnahme auch nach Beendigung des Arbeitsverhältnisses. Der Anspruch erfordert nicht das Vorliegen eines konkreten berechtigten Interesse (BAG 16.11.2010 - 9 AZR 573/09).
3. Abmahnung
Eine durch den Arbeitgeber ausgesprochene Abmahnung sollte aus Beweisgründen in der Personalakte dokumentiert sein. Der Arbeitnehmer kann auch hier eine eigene Darstellung des Vorgangs einfügen. Ein Recht auf die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte besteht nur, wenn diese unrechtmäßig ausgesprochen wurde. Im Streitfall wird dies nur durch ein Gericht zu entscheiden sein.
Die Frage, ab wann eine Abmahnung durch Zeitablauf wirkungslos geworden ist, ist im Einzelfall zu entscheiden. Ob der Arbeitnehmer aus diesem Grund ein Recht auf Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte hat, kann aufgrund einer fehlenden gesetzlichen Regelung und der unterschiedlichen Entscheidungen der Gerichte nicht eindeutig beantwortet werden. Teilweise soll dies nach einer Zeit von zwei Jahren seit der Erteilung der Fall sein, nach anderer Ansicht kann ein zeitlicher Rahmen allgemein nicht festgelegt werden.
Die Beendigung des Arbeitsverhältnisses begründet grundsätzlich keinen Anspruch auf die Entfernung der Abmahnung aus der Personalakte. Etwas anderes gilt, wenn das Verbleiben der Abmahnung zu einem Schaden des Arbeitnehmers führt (BAG 14.09.1994 - 5 AZR 632/93).
Der Arbeitnehmer hat das Recht, der Akte zu bestimmten Vorgängen Gegendarstellungen beizufügen. Ein Recht auf Entfernung einer missbilligenden Äußerung des Arbeitgebers, die keine Abmahnung darstellt, hat der Arbeitnehmer nicht.
4. Öffentlicher Dienst
4.1 Allgemein
Für die Beschäftigten im öffentlichen Dienst bestehen neben den auch für den öffentlichen Dienst geltenden allgemeinen Grundsätzen des Personalaktenrechts folgende Besonderheiten bzw. folgende Anspruchsgrundlagen:
4.2 Angestellte
Das Recht zur Einsicht in die Personalakte ist in § 3 Abs. 5 TVöD bzw. § 3 Abs. 6 TV-L geregelt.
Die vormals nach § 13 Abs. 2 BAT bestehende Regelung, dass der Arbeitnehmer vor dem Einfügen eines belastenden Vorgangs in die Personalakte anzuhören ist, wurde in den TVöD nicht übernommen. Für die dem TVöD unterliegenden Beschäftigten besteht jedoch weiterhin eine Anhörungspflicht nach § 82 BetrVG.
Dies bedeutet in der Praxis, dass der Arbeitnehmer z.B. zu den eine Abmahnung begründenden Vorwürfen gehört werden muss, eine Anhörung aber vor der Aufnahme der Abmahnung in die Personalakte unterbleiben kann.
Anders die Regelung in dem TV-L: Hier wurde das vormalige BAT-Recht übernommen: Die Beschäftigten müssen vor der Aufnahme von Beschwerden und Behauptungen tatsächlicher Art, die für sie ungünstig sind oder nachteilig werden können, angehört werden. Ihre Äußerungen sind in die Personalakte zu nehmen.
4.3 Beamte
Rechtsgrundlagen des Personalaktenrechts für Beamte sind die §§ 106 ff. BBG, § 50 BeamtStG bzw. die entsprechenden Vorschriften der Landesbeamtenrechte.
Es besteht eine Mittel-Zweck-Verbindung: Gemäß § 106 BBG sind in der Personalakte alle Unterlagen zu sammeln, die einen inneren Zusammenhang mit dem Dienstverhältnis aufweisen. Sofern Unterlagen an anderer Stelle gelagert werden, ist durch einen Vermerk in der Personalakte darauf hinzuweisen.
Die Personalakte kann sowohl in Schriftform als auch automatisiert ("elektronisch") geführt werden, ohne dass damit ein Verstoß gegen das "Verbot der geheimen Personalakten" vorliegt.
Die Personalakte ist von der Sachakte zu unterscheiden. In der Sachakte sind die anderen Zwecken dienenden Unterlagen des Beamten aufzubewahren, z.B. die Kindergeldakte.
BAG 18.11.2008 - 9 AZR 865/07 (Anspruch auf Entfernung einer dienstlichen Beurteilung bei ergebnisrelevantem Verfahrensfehler)
BVerwG 04.03.2003 - 1 WB 32/03 (Eintragung einer eingetragenen Lebenspartnerschaft)
Kleinebrink: Entfernung einer Abmahnung aus der Personalakte; Fachanwalt für Arbeitsrecht - FAr 1999, 213
Lopacki: Vorlage von Personalakten an Verwaltungsgerichte; Der öffentliche Dienst - DÖD 2004, 237
Mazurkiewicz: Effektives Management durch elektronische Personalakten; Arbeit und Arbeitsrecht - AuA 2003, 26
Olbertz: Einführung einer elektronischen Personalakte; Der Arbeits-Rechts-Berater - ArbRB 2009, 86
Schmitz/Reiter: Personalakte, Abmahnung, Arbeitszeugnis. Recht und Praxis der Personalarbeit in kirchlichen und caritativen Einrichtungen; 1. Auflage 2009
Wetzling/Habel: Die Abmahnung - arbeitsrechtlich und personalführungstechnisch aktuelle Aspekte; Betriebs-Berater - BB 2011, 1077
