§ 94 NBG – Aufbewahrungsfristen

(1) ¹Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. ²Personalakten sind abgeschlossen, wenn

1. 1.

   die Beamtin oder der Beamte nach Ablauf des Vorbereitungsdienstes aus dem Beamtenverhältnis auf Widerruf ausgeschieden ist,

2. 2.

   die Beamtin oder der Beamte oder die Ruhestandbeamtin oder der Ruhestandbeamte oder die oder der Altersgeldberechtigte verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres, jedoch nicht vor Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungs- und Altersgeldverpflichtung gegenüber Hinterbliebenen entfallen ist,

3. 3.

   die Beamtin oder der Beamte ohne Versorgungs- oder Altersgeldansprüche aus dem öffentlichen Dienst ausgeschieden ist, mit Ablauf des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze, in den Fällen des § 24 BeamtStG und der §§ 11 und 13 NDiszG jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen oder Versorgungsempfänger oder Altersgeldberechtigte nicht mehr vorhanden sind.

(2) ¹Unterlagen über Beihilfe, Heilfürsorge, Heilverfahren, Reise- und Umzugskostenvergütungen sowie Trennungsgeld sind zehn Jahre, Unterlagen über Unterstützungen und Erkrankungen fünf Jahre und Unterlagen über Erholungsurlaub drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. ²Falls Unterlagen über Beihilfe, Heilfürsorge oder Heilverfahren, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist, nicht in elektronischer Form gespeichert werden, so sind sie

1. 1.

   unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden, oder,

2. 2.

   falls sie auch zur Durchführung des Verfahrens nach dem Gesetz über Rabatte für Arzneimittel gespeichert werden (§ 89 Satz 5 oder 6), unverzüglich nach Abschluss dieses Verfahrens zu vernichten.

³Falls Unterlagen nach Satz 2 in elektronischer Form gespeichert werden, so sind die in Papierform eingereichten Unterlagen nach der elektronischen Speicherung unverzüglich zu vernichten. ⁴Personenbezogene Daten in Unterlagen nach Satz 2, die in elektronischer Form gespeichert wurden und die Art einer Erkrankung erkennen lassen, sind ab dem Zeitpunkt, zu dem die Unterlagen nach Satz 2 zurückzugeben oder zu vernichten wären, in der Verarbeitung einzuschränken und nach Ablauf der in Satz 1 genannten Frist zu löschen. ⁵Zur Prüfung eines Anspruchs auf Gewährung von Beihilfe, Heilfürsorge oder Leistungen aus Anlass eines Heilverfahrens ist ein automatisierter Datenabgleich mit den nach Satz 4 in der Verarbeitung eingeschränkten Daten zulässig. ⁶Darüber hinaus ist eine erneute, auch nicht automatisierte, Verarbeitung von nach Satz 4 in der Verarbeitung eingeschränkten Daten zulässig, wenn sich aus dem automatisierten Datenabgleich nach Satz 5 berechtigte Zweifel an der Rechtmäßigkeit der Gewährung ergeben oder die Verarbeitung der Vorbereitung der Geltendmachung eines Erstattungsanspruchs dient.

(3) Versorgungs- und Altersgeldakten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungs- und Altersgeldzahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personal-, Versorgungs- und Altersgeldakten werden nach Ablauf der Aufbewahrungszeit vernichtet, sofern sie nicht vom Landesarchiv übernommen werden.