§ 91 HmbBG – Aufbewahrungsfristen

(1) Personalakten sind nach ihrem Abschluss von der personalaktenführenden Behörde fünf Jahre aufzubewahren. Personalakten sind abgeschlossen,

1. 1.

   wenn die Beamtin oder der Beamte ohne versorgungs- und altersgeldberechtigte Hinterbliebene verstorben ist, mit Ablauf des Todesjahres,

2. 2.

   wenn Versorgungs- oder Altersgeldansprüche bestehen, mit Ablauf des Kalenderjahres, in dem die Versorgungs- oder Altersgeldpflicht erlischt,

3. 3.

   wenn keine Versorgungs- und Altersgeldansprüche bestehen, mit Ablauf des Jahres der Vollendung der Regelaltersgrenze, in den Fällen des § 24 BeamtStG und § 8 HmbDG jedoch erst, wenn mögliche Versorgungsempfängerinnen, Versorgungsempfänger oder Altersgeldberechtigte nicht mehr vorhanden sind.

(2) Unterlagen über Beihilfen, Unterstützungen, Erkrankungen, Umzugs- und Reisekosten sind fünf Jahre, Unterlagen über Erholungsurlaub sind drei Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die Bearbeitung des einzelnen Vorgangs abgeschlossen wurde, aufzubewahren. Unterlagen, aus denen die Art einer Erkrankung ersichtlich ist und die nicht im Zusammenhang mit der Gewährung von Beihilfen oder Unfallfürsorge stehen, sind unverzüglich zurückzugeben oder zu vernichten, wenn sie für den Zweck, zu dem sie vorgelegt worden sind, nicht mehr benötigt werden. Werden Beihilfeunterlagen zur Durchführung des Verfahrens nach § 86 Sätze 5 und 6 über die nach Satz 1 vorgesehene Frist hinaus benötigt, sind sie unverzüglich nach Abschluss dieses Verfahrens zurückzugeben oder zu vernichten.

(3) Versorgungs- und Altersgeldakten sind fünf Jahre nach Ablauf des Jahres, in dem die letzte Versorgungs- und Altersgeldzahlung geleistet worden ist, aufzubewahren; besteht die Möglichkeit eines Wiederauflebens des Anspruchs, sind die Akten 30 Jahre aufzubewahren.

(4) Die Personalakten und sonstige Personalunterlagen werden nach Ablauf der Aufbewahrungszeit vernichtet, sofern sie nicht vom Staatsarchiv übernommen werden.