§ 81 ThürBG – Gliederung und Gestaltung von Personalakten

(1) Andere als Personalaktendaten dürfen nicht in die Personalakte aufgenommen werden. Keine Personalaktendaten im Sinne des § 50 BeamtStG sind Daten, die besonderen, von der Person und dem Dienstverhältnis sachlich zu trennenden Zwecken dienen, insbesondere Vorgänge, die von Behörden im Rahmen der Aufsicht oder zur Rechnungsprüfung angelegt werden, Prüfungs-, Sicherheits- und Kindergeldakten sowie Daten über ärztliche und psychologische Untersuchungen und Tests mit Ausnahme ihrer Ergebnisse. Kindergeldakten können mit Besoldungs- und Versorgungsakten verbunden geführt werden, wenn diese von der übrigen Personalakte getrennt sind und von einer von der Personalverwaltung getrennten Organisationseinheit verarbeitet werden.

(2) Die Personalakten können nach sachlichen Gesichtspunkten in Grundakte und Teilakten gegliedert und in Teilen oder vollständig im Wege des automatisierten Verfahrens geführt werden. Teilakten können bei der für den betreffenden Aufgabenbereich zuständigen Behörde geführt werden. Nebenakten mit Unterlagen, die sich auch in der Grundakte oder in Teilakten befinden, dürfen nur geführt werden, wenn die personalverwaltende Behörde nicht zugleich Beschäftigungsbehörde ist oder wenn mehrere personalverwaltende Behörden für die Beamten zuständig sind. In die Grundakte ist ein vollständiges Verzeichnis aller Teil- und Nebenakten aufzunehmen. Werden die Personalakten nicht vollständig in Schriftform oder nicht vollständig im Wege des automatisierten Verfahrens geführt, legt die personalverwaltende Stelle jeweils schriftlich fest, welche Teile in welcher Form geführt werden und nimmt dies in das Verzeichnis nach Satz 4 auf.

(3) Personalaktendaten, die für die Prüfung der persönlichen Eignung im Sinne des § 7 Abs. 1 Nr. 2 BeamtStG und des § 8 Abs. 3 des Thüringer Laufbahngesetzes (ThürLaufbG) bestimmt waren, sind in einer gegen unbefugten Zugriff besonders gesicherten Teilakte zu führen.