§ 5 ArchGB – Aussonderung und Anbietung von Unterlagen

(1) Alle Behörden, Gerichte und sonstigen Stellen des Landes Berlin sind verpflichtet, sämtliche Unterlagen, die zur Erfüllung ihrer Aufgaben nicht mehr benötigt werden, in der Regel spätestens 30 Jahre nach ihrer Entstehung auszusondern und unverändert anzubieten, soweit nicht Rechtsvorschriften andere Fristen bestimmen. Entstehung bezeichnet den Zeitpunkt der Vervollständigung einer Unterlage oder die letzte inhaltliche Bearbeitung einer Unterlage. Die Verpflichtung nach Satz 1 gilt auch für diejenigen Unterlagen von ehemals öffentlichen oder diesen gleichgestellten Stellen, die bis zum Zeitpunkt des Übergangs in eine Rechtsform des Privatrechts entstanden sind. Als Stellen des Landes im Sinne von Satz 1 gelten auch juristische Personen des Privatrechts, die nicht am wirtschaftlichen Wettbewerb teilnehmen und bei denen dem Land Berlin mehr als die Hälfte der Anteile oder der Stimmen zustehen. Diese Verpflichtung bezieht sich auch auf Unterlagen mit personenbezogenen Daten.

(2) Soweit gleichförmige Unterlagen, die in großer Zahl anfallen, archivwürdig sind, sind Art und Umfang des dem Landesarchiv Berlin zu übergebenden Archivgutes durch Vereinbarung der anbietenden Stelle mit dem Landesarchiv Berlin im Grundsatz festzulegen.

(3) Bei elektronischen Unterlagen sind das Format von Primär- und Metadaten sowie die Form der Übermittlung vorab zu vereinbaren.

(4) Anzubieten sind auch Unterlagen, die besondere Kategorien personenbezogener Daten im Sinne von Artikel 9 Absatz 1 der Verordnung (EU) 2016/679 enthalten. Ihre Verarbeitung ist nur unter Beachtung der im Archivgesetz des Landes Berlin genannten Voraussetzungen zur Verarbeitung und Benutzung gestattet.

(5) Von der Anbietungspflicht ausgenommen sind Unterlagen, deren Offenbarung gegen das Brief-, Post- oder Fernmeldegeheimnis verstoßen würde.