§ 37 GemKV – Aufbewahrung der Bücher und Belege und der Jahresrechnung

(1) Die Bücher und Belege sind sicher und geordnet aufzubewahren. Soweit begründende Unterlagen nach § 36 Abs. 1 Satz 1 nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(2) Die Jahresrechnung ist dauernd aufzubewahren, bei automatisierten Verfahren in ausgedruckter Form. Die Bücher und Belege sind, soweit andere Vorschriften keine längere Aufbewahrung vorschreiben, fünf Jahre aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Beschlussfassung über die Jahresrechnung folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute zählen zu den Belegen.

(3) In visuell lesbarer Form geführte Bücher und die Belege können nach Beschlussfassung der Gemeindevertretung über die Jahresrechnung auf revisionssichere Speichermedien oder auf Bildträgern aufbewahrt werden. Der Bürgermeister kann nach Abstimmung mit dem Rechnungsprüfungsamt einen früheren Termin für die Übernahme festlegen.

(4) Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert oder abgelöst, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein.