§ 36 GemKVO Doppik, Aufbewahrung der Abschlüsse, der Bücher und der Belege

§ 36 GemKVO Doppik
Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden im Land Sachsen-Anhalt nach den Grundsätzen der Doppik (Gemeindekassenverordnung Doppik - GemKVO Doppik)
Landesrecht Sachsen-Anhalt
Titel: Verordnung über die Kassenführung der Gemeinden im Land Sachsen-Anhalt nach den Grundsätzen der Doppik (Gemeindekassenverordnung Doppik - GemKVO Doppik)
Normgeber: Sachsen-Anhalt
Amtliche Abkürzung: GemKVO Doppik
Referenz: 2020.65
Abschnitt: Abschnitt 5 – Buchführung → Unterabschnitt 2 – Bücher für Vorgänge (insbesondere für Aufwendungen und Erträge), weitere Bücher
 

(1) Die Bücher und Belege sind sicher aufzubewahren. Sind begründende Unterlagen nicht den Vorgangsanordnungen beigefügt, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(2) Der Jahresabschluss, der Gesamtabschluss und der  Jahresbuchabschluss sind dauernd aufzubewahren, bei automatisierten Verfahren in ausgedruckter Form. Die Bücher sind zehn Jahre, die Belege sieben Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am ersten Januar des der Beschlussfassung über den Jahresabschluss folgenden Haushaltsjahres. Gutschriften und Lastschriften der Kreditinstitute sind wie Belege aufzubewahren.

(3) Werden die Bücher in visuell lesbarer Form geführt, können diese und die Belege nach Beschlussfassung des Gemeinderates über den Jahresabschluss auf optischen Speicherplatten oder auf Bildträgern aufbewahrt werden.

(4) Werden automatisierte Verfahren, in denen Bücher und Belege gespeichert sind, geändert und abgelöst, muss die maschinelle Auswertung der gespeicherten Daten innerhalb der Aufbewahrungsfristen auch mit den geänderten oder neuen Verfahren oder durch ein anderes System gewährleistet sein.

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