§ 23 DONot – Generalakten

(1) Für Vorgänge, die die Amtsführung im Allgemeinen betreffen, sind Generalakten zu führen. Sie enthalten insbesondere

• Schriftverkehr mit den Aufsichtsbehörden, z.B. zu Nebentätigkeiten, Verhinderungsfällen, Vertreterbestellungen,
• die Berichte über die Prüfung der Amtsführung und den dazugehörenden Schriftwechsel,
• Schriftverkehr mit der Notarkammer und der Notarkasse oder der Ländernotarkasse,
• Schriftverkehr mit dem Datenschutzbeauftragten und sonstige Unterlagen zum Datenschutz,
• Originale oder Ablichtungen der Unterlagen über die Berufshaftpflichtversicherung einschließlich des Versicherungsscheins und der Belege über die Prämienzahlung,
• Niederschriften über die Verpflichtungen gemäß § 26 BNotO, § 1 des Verpflichtungsgesetzes (vgl. § 4 Abs. 1),
• die Anzeigen gemäß § 27 BNotO,
• Prüfzeugnisse, Bescheinigungen und vergleichbare Erklärungen,
• mit der Zertifizierung verbundene Schriftstücke,
• generelle Bestimmungen gemäß § 5 Abs. 4 Satz 1 3. Spiegelstrich,
• Erklärungen gemäß § 27 Abs. 4 Satz 4.

(2) Die Generalakten sind entweder nach Sachgebieten geordnet zu gliedern oder mit fortlaufenden Blattzahlen und einem Inhaltsverzeichnis zu versehen.