§ 62 ThürGemHV, Form und Sicherung der Bücher

§ 62 ThürGemHV
Thüringer Verordnung über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Gemeinden (Thüringer Gemeindehaushaltsverordnung - ThürGemHV)
Landesrecht Thüringen
Titel: Thüringer Verordnung über das Haushalts-, Kassen- und Rechnungswesen der Gemeinden (Thüringer Gemeindehaushaltsverordnung - ThürGemHV)
Normgeber: Thüringen
Amtliche Abkürzung: ThürGemHV
Referenz: 2020-3
Abschnitt: Zwölfter Abschnitt – Buchführung → Erster Unterabschnitt – Allgemeines
 

(1) Die Bücher können in Form von magnetischen oder sonstigen visuell nicht lesbaren Speichern (Speicherbuchführung) oder in visuell lesbarer Form (gebunden, geheftet, in Loseblatt- oder Karteiform) geführt werden. Durch Dienstanweisung wird bestimmt, in welcher Form die Bücher geführt werden.

(2) Bei der Speicherbuchführung muss sichergestellt sein, dass

  1. 1.
    nur dokumentierte, von der durch Dienstanweisung bestimmten Stelle freigegebene und gültige Verfahren und Programme verwendet werden,
  2. 2.
    die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet, gespeichert und ausgegeben werden,
  3. 3.
    in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
  4. 4.
    die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
  5. 5.
    die Buchungen bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit in angemessener Frist ausgedruckt werden können; § 82 Abs. 3 bleibt unberührt,
  6. 6.
    die Unterlagen, die für den Nachweis der ordnungsmäßigen maschinellen Abwicklung der Buchungsvorgänge erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der verwendeten Programme bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Bücher verfügbar bleiben,
  7. 7.
    Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,
  8. 8.
    die unter Nummer 2 genannten Tätigkeitsbereiche gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt sind.

(3) Bei visuell lesbarer Buchführung sind die Eintragungen urkundenecht vorzunehmen. Sie dürfen nur zur Berichtigung von Schreib- und Rechenfehlern und sonstigen offensichtlichen Unrichtigkeiten geändert werden. Änderungen müssen so vorgenommen werden, dass die ursprüngliche Eintragung lesbar bleibt. Werden die visuell lesbaren Buchungen in einem automatisierten Verfahren vorgenommen, gilt Absatz 2 Nr. 1 bis 3, 6 und 8 entsprechend.

(4) Durch Dienstanweisung wird das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens geregelt. Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen.

(5) Soweit bei Verwendung von dezentral einsetzbaren Kleinrechnern die Funktionstrennung nach Absatz 2 Nr. 8 beschränkt oder ausgeschlossen wird, sind durch gesonderte Dienstanweisung Maßnahmen zu treffen, die die innere Kassensicherheit gewährleisten.

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