§ 27 KommHVO – Buchführung, Aufbewahrung der Unterlagen

(1) Die Buchführung muss so beschaffen sein, dass sie einem sachverständigen Dritten innerhalb einer angemessenen Zeit einen Überblick über die Geschäftsvorfälle und die Lage der Gemeinde vermitteln kann. Die einzelnen Geschäftsvorfälle müssen sich in ihrer Entstehung und Abwicklung verfolgen lassen. Die Bücher müssen Auswertungen nach dem vom Ministerium für Inneres und Sport bekannt gegebenen Produktplan und dem Kontenplan sowie in zeitlicher Ordnung zulassen.

(2) Der Buchführung ist der vom Ministerium für Inneres und Sport bekannt gegebene Kontenplan zu Grunde zu legen. Der Kontenplan kann, soweit er nicht verbindlich vorgegeben ist, bei Bedarf ergänzt werden. Die von der Gemeinde eingerichteten Konten sind in einem Verzeichnis aufzuführen. Die Finanzbuchhaltung kann durch Nebenbuchhaltungen ergänzt werden. Die Ergebnisse der Nebenbuchhaltungen sind mindestens vierteljährlich auf die Sachkonten der Finanzbuchhaltung zu übernehmen. Die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister bestimmt, welche Nebenbuchhaltungen geführt werden.

(3) Die Buchung auf dem Sachkonto umfasst mindestens

1. 1.

   eine eindeutige Belegnummer,

2. 2.

   den Buchungstag,

3. 3.

   einen Hinweis, der die Verbindung mit dem Gegenkonto herstellt,

4. 4.

   den Betrag.

(4) Die Eintragungen in die Bücher müssen vollständig, richtig, zeitgerecht und geordnet vorgenommen werden. Die Bedeutung von verwendeten Abkürzungen, Ziffern, Buchstaben oder Symbolen muss im Einzelfall eindeutig festgelegt sein. Eine Eintragung oder eine Aufzeichnung in den Büchern darf nicht in einer Weise verändert werden, dass der ursprüngliche Inhalt nicht mehr feststellbar ist. Auch solche Veränderungen dürfen nicht vorgenommen werden, deren Beschaffenheit es ungewiss lässt, ob sie ursprünglich oder erst später gemacht worden sind.

(5) Den Buchungen sind Belege, durch die der Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche und Verpflichtungen zu erbringen ist, zu Grunde zu legen (begründende Unterlagen). Die Buchungsbelege müssen Hinweise enthalten, die eine Verbindung zu den Eintragungen in den Büchern herstellen.

(6) Vermögens-, Ergebnis- und Finanzrechnung werden in einem geschlossenen System geführt. Aus den Buchungen der zahlungswirksamen Geschäftsvorfälle sind die Zahlungen für den Ausweis in der Finanzrechnung durch eine von der Gemeinde bestimmte Buchungsmethode zu ermitteln. Die Ermittlung darf nicht durch eine indirekte Rückrechnung aus dem in der Ergebnisrechnung ausgewiesenen Jahresergebnis erfolgen.

(7) Bei der Buchführung mit Hilfe automatisierter Datenverarbeitung (DV-Buchführung) muss unter Beachtung der Grundsätze ordnungsmäßiger DV-gestützter Buchführungssysteme sichergestellt werden, dass:

1. 1.

   geeignete, fachlich geprüfte Programme eingesetzt werden; sie müssen dokumentiert und zur Anwendung freigegeben sein,

2. 2.

   die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,

3. 3.

   nachvollziehbar dokumentiert ist, wer, wann, welche Daten eingegeben oder verändert hat,

4. 4.

   in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,

5. 5.

   die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,

6. 6.

   die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen der Bücher jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,

7. 7.

   Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle wie Belege aufbewahrt werden,

8. 8.

   elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind,

9. 9.

   die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist verfügbar bleiben,

10. 10.

    die Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung von Aufgaben der Finanzbuchhaltung verantwortlich abgegrenzt wird.

(8) Die Bücher sind durch geeignete Maßnahmen gegen Verlust, Wegnahme und Veränderungen zu schützen. In einer Richtlinie regelt die Bürgermeisterin oder der Bürgermeister das Nähere über die Sicherung des Buchungsverfahrens.

(9) Die Gemeinde ist verpflichtet, die Bücher, die Unterlagen über die Inventur, die Jahresabschlüsse, die dazu ergangenen Anweisungen und Organisationsregelungen, die Buchungsbelege, die Unterlagen über den Zahlungsverkehr sowie die sonstigen erforderlichen Aufzeichnungen geordnet und sicher aufzubewahren. Soweit begründende Unterlagen nicht den Kassenanordnungen beigefügt sind, obliegt ihre Aufbewahrung den anordnenden Stellen.

(10) Die Eröffnungsbilanz und die Jahresabschlüsse sind dauernd aufzubewahren. Bücher, Inventare, Rechenschaftsberichte, die Anlagen zur Eröffnungsbilanz und zum Jahresabschluss sowie die zu ihrem Verständnis erforderlichen Arbeitsanweisungen und Organisationsunterlagen sind zehn Jahre, die sonstigen Belege sechs Jahre aufzubewahren. Ergeben sich Zahlungsgrund und Zahlungspflichtige oder Empfangsberechtigte nicht aus den Büchern, sind die Belege so lange wie die Bücher aufzubewahren. Die Fristen beginnen am 1. Januar des der Feststellung des Jahresabschlusses folgenden Haushaltsjahres.

(11) Mit Ausnahme der Eröffnungsbilanz und der Jahresabschlüsse können die in Absatz 10 aufgeführten Unterlagen auch als Wiedergabe auf einem Bildträger oder auf anderen Datenträgern aufbewahrt werden, wenn dies den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung entspricht und sichergestellt ist, dass die Wiedergabe oder die Daten

1. 1.

   mit den Belegen bildlich und mit den anderen Daten inhaltlich übereinstimmen, wenn sie lesbar gemacht werden,

2. 2.

   während der Dauer der Aufbewahrungsfrist jederzeit verfügbar sind, unverzüglich lesbar gemacht und maschinell ausgewertet werden können.

Die Bildträger bzw. Datenträger sind anstelle der Originale aufzubewahren. Andere Rechtsvorschriften über die Aufbewahrung von Büchern und Unterlagen bleiben unberührt.