§ 13 GemKV – Automatisiertes Anordnungs- und Feststellungsverfahren

(1) Werden für die Ermittlung von Ansprüchen und Zahlungsverpflichtungen, die Buchführung, die Abwicklung des Zahlungsverkehrs und die Aufbewahrung von Büchern und Belegen automatisierte Verfahren eingesetzt, muss sichergestellt sein, dass

1. 1.
   geeignete fachlich geprüfte Programme und freigegebene Verfahren eingesetzt werden,
2. 2.
   die Daten vollständig und richtig erfasst, eingegeben, verarbeitet und ausgegeben werden,
3. 3.
   nachvollziehbar dokumentiert ist, welche Daten wann und von wem eingegeben oder verändert worden sind,
4. 4.
   in das automatisierte Verfahren nicht unbefugt eingegriffen werden kann,
5. 5.
   die gespeicherten Daten nicht verloren gehen und nicht unbefugt verändert werden können,
6. 6.
   die gespeicherten Daten bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfristen jederzeit in angemessener Frist lesbar und maschinell auswertbar sind,
7. 7.
   die Unterlagen, die für den Nachweis der richtigen und vollständigen Ermittlung der Ansprüche oder Zahlungsverpflichtungen sowie für die ordnungsgemäße Abwicklung der Buchführung und des Zahlungsverkehrs erforderlich sind, einschließlich eines Verzeichnisses über den Aufbau der Datensätze und die Dokumentation der eingesetzten Programme und Verfahren, bis zum Ablauf der Aufbewahrungsfrist für Belege verfügbar bleiben,
8. 8.
   Berichtigungen der Bücher protokolliert und die Protokolle als Belege gemäß § 36 Abs. 2 aufbewahrt werden,
9. 9.
   elektronische Signaturen mindestens während der Dauer der Aufbewahrungsfristen nachprüfbar sind und
10. 10.
    der Tätigkeitsbereich "Administration von Informationssystemen und automatisierten Verfahren", der Fachbereich und die Erledigung von Kassenaufgaben gegeneinander abgegrenzt und die dafür Verantwortlichen bestimmt werden.

Der Bürgermeister regelt das Nähere über den Einsatz automatisierter Verfahren sowie deren Sicherung und Kontrolle. Lässt die Gemeinde Kassengeschäfte von einer anderen Stelle besorgen (§ 92 der Gemeindeordnung), ist die Sicherung des Verfahrens durch Vertrag zu regeln.

(2) Je nach Art des automatisierten Verfahrens ist an Stelle der Feststellung nach § 12 Abs. 1 zu bescheinigen, dass sowohl die dem Verfahren zu Grunde liegenden Daten sachlich und rechnerisch richtig festgestellt, vollständig ermittelt und erfasst und mit den gültigen Programmen ordnungsgemäß verarbeitet worden sind als auch die Datenausgabe vollständig und richtig ist. § 12 Abs. 2 gilt entsprechend.