§ 32 KomHVO NRW – Sicherheitsstandards und interne Aufsicht

(1) Um die ordnungsgemäße Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung unter besonderer Berücksichtigung des Umgangs mit Zahlungsmitteln sowie die Verwahrung und Verwaltung von Wertgegenständen sicherzustellen, sind von der Hauptverwaltungsbeamtin oder dem Hauptverwaltungsbeamten nähere Vorschriften unter Berücksichtigung der örtlichen Gegebenheiten zu erlassen. Die Vorschriften können ein Weisungsrecht oder einen Zustimmungsvorbehalt der Hauptverwaltungsbeamtin oder des Hauptverwaltungsbeamten vorsehen, müssen inhaltlich hinreichend bestimmt sein und bedürfen der Schriftform. Sie sind dem Vertretungsorgan zur Kenntnis zu geben.

(2) Die örtlichen Vorschriften nach Absatz 1 müssen mindestens Bestimmungen in Ausführung des § 23 Absatz 1 und der §§ 28, 31 und 59 sowie über

1. 1.

   die Aufbau- und Ablauforganisation der Finanzbuchhaltung (Geschäftsablauf) mit Festlegungen über

   1. 1.1

      sachbezogene Verantwortlichkeiten,

   2. 1.2

      schriftliche Unterschriftsbefugnisse oder elektronische Signaturen mit Angabe von Form und Umfang,

   3. 1.3

      zentrale oder dezentrale Erledigung der Zahlungsabwicklung mit Festlegung eines Verantwortlichen für die Sicherstellung der Zahlungsfähigkeit,

   4. 1.4

      Buchungsverfahren mit und ohne Zahlungsabwicklung sowie die Identifikation von Buchungen,

   5. 1.5

      die tägliche Abstimmung der Konten mit Ermittlung der Liquidität,

   6. 1.6

      die Jahresabstimmung der Konten für den Jahresabschluss,

   7. 1.7

      die Behandlung von Kleinbeträgen,

   8. 1.8

      Stundung, Niederschlagung und Erlass von Ansprüchen der Kommune,

   9. 1.9

      Mahn- und Vollstreckungsverfahren mit Festlegung einer zentralen Stelle sowie gegebenenfalls weiterer Stellen mit deren abweichend davon festgelegten Einzelzuständigkeiten,

2. 2.

   den Einsatz von automatisierter Datenverarbeitung in der Finanzbuchhaltung mit Festlegungen über

   1. 2.1

      die Freigabe von Verfahren,

   2. 2.2

      Berechtigungen im Verfahren,

   3. 2.3

      Dokumentation der eingegebenen Daten und ihrer Veränderungen,

   4. 2.4

      Identifikationen innerhalb der sachlichen und zeitlichen Buchung,

   5. 2.5

      Nachprüfbarkeit von elektronischen Signaturen,

   6. 2.6

      Sicherung und Kontrolle der Verfahren,

   7. 2.7

      die Abgrenzung der Verwaltung von Informationssystemen und automatisierten Verfahren von der fachlichen Sachbearbeitung und der Erledigung der Aufgaben der Finanzbuchhaltung,

3. 3.

   die Verwaltung der Zahlungsmittel mit Festlegungen über

   1. 3.1

      Einrichtung von Bankkonten,

   2. 3.2

      Unterschriften von zwei Beschäftigten im Bankverkehr,

   3. 3.3

      Aufbewahrung, Beförderung und Entgegennahme von Zahlungsmitteln durch Beschäftigte und Automaten,

   4. 3.4

      Einsatz von Geldkarte, Debitkarte oder Kreditkarte sowie Schecks,

   5. 3.5

      Anlage nicht benötigter Zahlungsmittel,

   6. 3.6

      Aufnahme und Rückzahlung von Krediten zur Liquiditätssicherung,

   7. 3.7

      die durchlaufende Zahlungsabwicklung und fremde Finanzmittel,

   8. 3.8

      die Bereitstellung von Liquidität im Rahmen eines Liquiditätsverbundes, wenn ein solcher eingerichtet ist,

4. 4.

   die Sicherheit und Überwachung der Finanzbuchhaltung mit Festlegungen über

   1. 4.1

      ein Verbot bestimmter Tätigkeiten in Personalunion,

   2. 4.2

      die Sicherheitseinrichtungen,

   3. 4.3

      die Aufsicht und Kontrolle über Buchführung und Zahlungsabwicklung,

   4. 4.4

      regelmäßige und unvermutete Prüfungen,

   5. 4.5

      die Beteiligung der örtlichen Rechnungsprüfung und der Kämmerin oder des Kämmerers,

5. 5.

   die sichere Verwahrung und die Verwaltung von Wertgegenständen sowie von Unterlagen nach § 59

enthalten.

(3) Beschäftigte, denen die Abwicklung von Zahlungen obliegt, können mit der Stundung, Niederschlagung und dem Erlass von kommunalen Ansprüchen beauftragt werden, wenn dies der Verwaltungsvereinfachung dient und eine ordnungsgemäße Erledigung gewährleistet ist.

(4) Die Hauptverwaltungsbeamtin oder der Hauptverwaltungsbeamte hat die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung. Sie oder er kann die Aufsicht einer Beigeordneten oder einem Beigeordneten oder einer oder einem sonstigen Beschäftigten übertragen, der oder dem nicht die Abwicklung von Zahlungen obliegt. Ist eine Kämmerin oder ein Kämmerer bestellt, so hat sie oder er die Aufsicht über die Finanzbuchhaltung, sofern sie oder er nicht nach § 93 Absatz 2 der Gemeindeordnung als Verantwortliche oder als Verantwortlicher für die Finanzbuchhaltung bestellt ist.